Effizienzsteigerung durch Ist-/Soll-Analyse — Business Analyse

Effiziente Ist-/Soll-Analyse: Ein Fundament für den Geschäftserfolg

Die Ist-/Soll-Analyse ist ein essenzielles Instrument in der Business Analyse und dient dazu, den aktuellen Zustand eines Unternehmens (Ist-Zustand) mit dem gewünschten Zielzustand (Soll-Zustand) zu vergleichen. Eine genaue und effiziente Durchführung dieser Analyse ist entscheidend für die Identifizierung von Optimierungspotenzialen und die erfolgreiche Umsetzung von Geschäftsstrategien. Oftmals wird jedoch das Potenzial der Ist-/Soll-Analyse nicht ausgeschöpft, weil häufige Fehler unterlaufen.

Typische Fehler und deren Korrektur

Unzureichende Datengrundlage

Ein häufig anzutreffender Fehler in der Ist-/Soll-Analyse ist die Nutzung einer unzureichenden oder veralteten Datengrundlage. Ohne verlässliche Daten ist es nahezu unmöglich, ein realistisches Bild des aktuellen Zustands zu ermitteln. Die Korrektur beginnt mit einer umfassenden Datenprüfung. Sicherstellung, dass alle relevanten Informationen aktuell und akkurat sind, ist unerlässlich. Darüber hinaus sollten sämtliche Datenquellen dokumentiert werden, um die Nachvollziehbarkeit der Analyse zu gewährleisten.

Vage Zieldefinition

Oftmals werden die Soll-Ziele unklar oder realitätsfern formuliert. Solche unpräzise definierten Ziele führen zu Verwirrung und ineffizienten Massnahmen. Es ist entscheidend, dass Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) formuliert werden. Dadurch wird nicht nur Klarheit geschaffen, sondern auch eine zielgerichtete und messbare Vorgehensweise gefördert.

Fehlende Einbindung relevanter Stakeholder

Ein weiterer häufiger Fehler ist das Nichterfassen aller relevanten Stakeholder in den Analyseprozess. Ohne die Perspektiven und das Wissen der verschiedenen Akteure bleibt die Analyse unvollständig. Die Einbindung aller relevanten Stakeholder, von Führungskräften über Mitarbeiter bis hin zu externen Partnern, sollte frühzeitig erfolgen. Regelmässige Workshops oder Feedbackrunden können helfen, unterschiedliche Ansichten zu integrieren und so die Analyse zu bereichern.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Datenaudit durchführen: Beginnen Sie mit einem umfassenden Audit Ihrer aktuellen Datenquellen. Überprüfen Sie die Aktualität und Genauigkeit aller Informationen und schaffen Sie klare Dokumentationen für zukünftige Analysen (7 Tage).
2. SMART-Zieldefinition: Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und definieren Sie präzise Soll-Ziele nach dem SMART-Prinzip. Priorisieren Sie die Ziele nach strategischer Relevanz und festgelegtem Zeithorizont (7 Tage).
3. Stakeholder-Engagement: Identifizieren Sie alle relevanten Stakeholder und planen Sie eine Reihe von Treffen oder Workshops, um deren Perspektiven zu erfassen. Implementieren Sie ein System für fortlaufendes Feedback, das über den periodischen Analysezyklus hinaus wirkt (7–14 Tage).

Durch die Behebung dieser typischen Fehler und die Umsetzung der oben genannten Schritte legen Sie den Grundstein für eine fundierte und effektive Ist-/Soll-Analyse, die operative Verbesserungen und strategisches Wachstum im Unternehmen fördert.