Effizienzsteigerung durch KI-Copilots

Künstliche Intelligenz (KI) entwickelt sich rasch weiter und findet zunehmend Anwendung in Schweizer KMU, insbesondere in Form von Copilots, die den Automatisierungsgrad von Geschäftsprozessen erhöhen können. Copilots, intelligente Assistenzsysteme, nehmen Unternehmen repetitive Aufgaben ab und unterstützen Mitarbeitende bei komplexeren Tätigkeiten. Richtig eingesetzt, können sie die Effizienz signifikant steigern. Doch es gilt, typische Fehler zu vermeiden, um das volle Potenzial dieser Technologie auszuschöpfen.

Typische Fehler bei der Implementierung von Copilots

Ein häufig vorkommender Fehler ist die unzureichende Vorbereitung und Planung. Unternehmen tendieren dazu, Copilots zu rasch in ihre Systeme zu integrieren, ohne eine gründliche Bedarfsanalyse oder die Festlegung klarer Ziele. Die Wahl eines Copilots sollte immer auf einer fundierten Analyse der Geschäftsprozesse basieren, um sicherzustellen, dass die Technologie tatsächlich eine Verbesserung bringt. Der Korrekturansatz lautet: Führen Sie eine umfassende Prozessanalyse durch, bevor Sie sich für den Einsatz eines spezifischen Copilots entscheiden. Bestimmen Sie im Voraus, welche Prozesse automatisiert werden sollen und welche Ergebnisse Sie erwarten.

Ein weiterer Fehler besteht in der fehlenden internen Kommunikation. Häufig werden neue Systeme eingeführt, ohne dass die Belegschaft ausreichend informiert und in den Entscheidungsprozess eingebunden wird. Dies führt zu Verunsicherung und Widerstand. Um dies zu vermeiden, sollten Mitarbeitende frühzeitig über die Vorteile und Funktionsweise des neuen Systems informiert werden. Schulungen und Workshops sind unerlässlich, um das notwendige Wissen und Vertrauen aufzubauen.

Nicht zu unterschätzen sind zudem datenschutzrechtliche Fragen. Unternehmen unterschätzen oft die Relevanz des Datenschutzes bei der Implementierung von Copilots. Es kann zu erheblichen rechtlichen Problemen kommen, wenn der Umgang mit Daten nicht den gesetzlichen Bestimmungen entspricht. Daher sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Copilots den schweizerischen Datenschutzrichtlinien entsprechen und alle Daten sicher verarbeitet und gespeichert werden.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Bedarfsanalyse durchführen: Nehmen Sie sich in den ersten fünf Tagen Zeit, um eine umfassende Analyse Ihrer Geschäftsprozesse vorzunehmen. Identifizieren Sie Bereiche, die von der Automatisierung durch Copilots profitieren könnten. Erstellen Sie einen Plan, der definiert, welche Aufgaben automatisiert werden sollen und welche Ziele Sie erreichen möchten.
2. Ziele und Erwartungen festlegen: Nutzen Sie die nächsten fünf Tage, um klare Ziele und Erwartungen festzulegen. Bestimmen Sie Metriken, mit denen Sie den Erfolg der Automatisierungsinitiative messen können. Diese sollten messbar und realistisch sein, z.B. eine Reduktion von Fehlern oder erhöhte Effizienz in spezifischen Bereichen.
3. Team schulen: Planen Sie innerhalb der folgenden sieben Tage Schulungen und Informationsveranstaltungen für Ihre Mitarbeitenden. Stellen Sie sicher, dass sie über die neuen Systeme und deren Vorteile informiert sind. Nutzen Sie Workshops, um den Mitarbeitenden die Gelegenheit zu geben, Fragen zu stellen und Feedback zu geben.
4. Datenschutzkonformität sicherstellen: Verbringen Sie die letzten acht Tage damit, den Datenschutz sicherzustellen. Prüfen Sie die Systeme im Hinblick auf die Einhaltung der relevanten Datenschutzgesetze. Bereiten Sie, wenn notwendig, Datenschutzerklärungen und -richtlinien vor, und sensibilisieren Sie Ihr Team für den verantwortungsvollen Umgang mit Daten.

Durch eine sorgfältige und durchdachte Einführung von Copilots kann Ihr Unternehmen nicht nur von einer höheren Effizienz profitieren, sondern auch aktiv zur Schaffung einer innovationsfreundlichen Unternehmenskultur beitragen.