Effizienzsteigerung durch KI-gestützte Assistenzsysteme

Künstliche Intelligenz ist längst kein Fremdwort mehr in den Büros von Schweizer KMU. Insbesondere die Automatisierung mithilfe von sogenannten Copilots – KI-gestützten Assistenzsystemen – bietet ein erhebliches Potenzial zur Effizienzsteigerung. Diese Systeme sollen Mitarbeitende bei der Erfüllung täglicher Aufgaben unterstützen und entlasten. Doch bei der Implementierung solcher Technologien können Fehler auftreten, die ihren Nutzen erheblich schmälern. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer sorgfältigen Planung und Umsetzung.

Typische Fehler bei der Nutzung von Copilots und ihre Korrektur

Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Schulung der Mitarbeitenden. Viele Unternehmen setzen Copilots ein, vergessen jedoch, ihr Team umfassend auf die neuen Abläufe vorzubereiten. Die Mitarbeitenden wissen oft nicht, wie sie die Systeme optimal nutzen können, wodurch der erwartete Effizienzgewinn ausbleibt. Dies kann durch gezielte Schulungsprogramme korrigiert werden, die sowohl die technologische als auch die praktische Anwendung der Systeme thematisieren.

Ein weiterer Fehler besteht darin, die Automatisierung überstürzt und ohne klare Zielsetzung einzuführen. Wird der Nutzen der Automatisierung nicht klar kommuniziert oder fehlen konkrete Ziele, kann dies zu Frustration und Widerstand im Team führen. Abhilfe schafft eine detaillierte Automatisierungsstrategie, die den spezifischen Unternehmenszielsetzungen angepasst ist. Diese sollte klare Meilensteine und Handlungsschritte festlegen.

Zudem wird oft übersehen, dass die Qualitätskontrolle bei automatisierten Prozessen genauso wichtig ist wie bei manuellen Vorgängen. Häufig fehlen Kontrollparameter, was zu fehlerhaften Ergebnissen führen kann. Unternehmen sollten daher Qualitätsprüfungen integrieren und die Ergebnisse regelmässig evaluieren, um die Effektivität der Automatisierung zu gewährleisten.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Bedarfsanalyse durchführen (Woche 1–2): Analysieren Sie die aktuellen Arbeitsabläufe und identifizieren Sie potenzielle Bereiche für die Automatisierung durch Copilots. Erstellen Sie eine Liste von Aufgaben, die von der Automatisierung profitieren könnten.
2. Schulungsprogramme entwickeln (Woche 2–3): Organisieren Sie Schulungen für Ihre Mitarbeitenden, um ihnen zu erklären, wie Copilots funktionieren und wie sie in den täglichen Arbeitsprozess integriert werden können. Achten Sie darauf, dass die Schulungen praxisnah und auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt sind.
3. Ziele definieren und Prozesse anpassen (Woche 3): Legen Sie klare Ziele für die Automatisierung fest und passen Sie die Geschäftsprozesse entsprechend an. Machen Sie sich klar, welche Resultate Sie erwarten und wie die Messung dieser Ergebnisse erfolgen soll.
4. Implementierung und Überwachung (Woche 4): Starten Sie mit der Implementierung der Copilots in einem begrenzten Bereich, um erste Erfahrungen zu sammeln. Überwachen Sie die Prozesse und sammeln Sie Feedback der Mitarbeitenden, um notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Die Einführung von Copilots in KMU erfordert eine durchdachte Planung und Umsetzung. Mit dem Ziel einer langfristigen Effizienzsteigerung sollten Unternehmen auf Schulung, klare Zielsetzungen und kontinuierliche Überwachung der Implementierung achten. Ein schrittweises Vorgehen stellt sicher, dass die Automatisierung nicht nur technisch einwandfrei funktioniert, sondern auch nachhaltig in den Arbeitsalltag integriert wird.