Effizienzsteigerung durch KI in BPMN-Prozessen

Einsatz von KI zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Mit der Integration künstlicher Intelligenz (KI) in die Geschäftsprozessmodellierung und -beschreibung (BPMN) können Unternehmen ihre Abläufe effizienter und intelligenter gestalten. Die Nutzung von KI in diesem Kontext ermöglicht es, Prozesse nicht nur zu automatisieren, sondern auch kontinuierlich zu verbessern und anzupassen, um den wechselnden Anforderungen gerecht zu werden.

Typische Fehler und deren Korrektur

Fehler 1: Unklar definierte Prozessziele: Ein häufiger Fehler bei der Überarbeitung von Prozessen mit KI ist, dass die Ziele des Prozesses nicht klar definiert sind. Ohne klare Zielvorgaben kann die KI nicht effektiv eingesetzt werden, da unklar bleibt, welche Optimierungen tatsächlich benötigt werden. Um dies zu korrigieren, sollten Unternehmen zu Beginn ihre Prozessziele präzise formulieren. Dies kann durch die SMART-Methode (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden) unterstützt werden.

Fehler 2: Unzureichende Datenqualität: KI-Systeme sind nur so gut wie die Daten, auf denen sie basieren. Eine häufige Fehlerquelle ist die Vernachlässigung der Datenqualität. Für zielführende Ergebnisse ist es unerlässlich, dass die Daten sauber, vollständig und aktuell sind. Unternehmen sollten daher regelmässige Datenüberprüfungen und -bereinigungen durchführen, bevor diese in KI-Modelle eingespeist werden.

Fehler 3: Mangelnde Einbindung der Mitarbeiter: Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, dass Mitarbeiter in den Prozess der KI-Implementierung nicht ausreichend eingebunden werden. Dies kann zu Widerständen und Missverständnissen führen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass alle betroffenen Mitarbeitenden frühzeitig informiert und geschult werden. Workshops und Schulungen können dabei helfen, die Akzeptanz und das Verständnis für die neuen Prozesse zu fördern.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Wochen 1–2: Zieldefinition und Datenaufbereitung

• Formulieren Sie konkrete Ziele für die einzelnen Prozesse, die mithilfe von KI optimiert werden sollen. Nutzen Sie die SMART-Methode, um die Präzision der Ziele zu gewährleisten.
• Überprüfen und bereinigen Sie Ihre Datenbestände. Entwickeln Sie einen Plan für die kontinuierliche Datenpflege, und implementieren Sie entsprechende Kontrollen und Überprüfungsmechanismen.

1. Wochen 3–4: Mitarbeitereinbindung und KI-Implementierung

• Planen und führen Sie Schulungen und Workshops für Ihre Mitarbeitenden durch, um das Verständnis und die Akzeptanz der KI-Lösungen zu steigern.
• Beginnen Sie mit der Integration der KI-Systeme in die ausgewählten Prozesse. Testen Sie die Systeme in kleinem Massstab, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktionieren und Ihre Ziele unterstützen.

1. Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung

• Setzen Sie Mechanismen zur kontinuierlichen Überwachung und Anpassung der Prozesse ein. Ziehen Sie regelmässig Berichte und Analysen heran, um den Fortschritt zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
• Sammeln Sie Feedback von den Mitarbeitenden und passen Sie die Schulungen und Informationen an, um einen reibungslosen Übergang zu den optimierten Prozessen zu gewährleisten.

Durch eine sorgfältige Planung und Umsetzung können Unternehmen die Vorteile der KI voll ausschöpfen und ihre Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren.