Effizienzsteigerung durch QM-Checks in KMU

In jedem KMU spielt Qualitätsmanagement (QM) eine entscheidende Rolle, um Konsistenz, Kundenzufriedenheit und kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten. Ein pragmatischer Ansatz für QM-Checks kann helfen, gängige Fallstricke zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Dokumentation der Prozesse. Oft werden relevante Schritte mündlich besprochen, aber nicht schriftlich festgehalten. Dies führt zu Inkonsistenzen und erschwert die Nachverfolgbarkeit von Abweichungen. Die Lösung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Prozesse in klaren, verständlichen Verfahren dokumentiert sind und zugänglich für alle relevanten Mitarbeitenden sind.

Ein weiterer Fehler ist die unregelmässige Durchführung von Qualitätsprüfungen. Fehlende Regelmässigkeit kann dazu führen, dass Qualitätsprobleme unentdeckt bleiben, bis sie sich potenziell auf den Kunden auswirken. Dies lässt sich beheben, indem ein fester Prüfplan erstellt wird, der die regelmässige Überprüfung von kritischen Prozessen und Produkten festlegt.

Der dritte häufige Fehler ist die Vernachlässigung des Feedbacks von Kunden und Mitarbeitenden. QM-Systeme, die ohne Rückgriff auf diese wertvollen Inputs entwickelt werden, können schnell an Relevanz verlieren. Die Korrektur liegt hier in der Etablierung strukturierter Feedback-Prozesse, die regelmässig ausgewertet und in die Verbesserung der QM-Massnahmen eingebaut werden.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

1. Dokumentationsüberprüfung (Tage 1–7): Beginnen Sie damit, alle bestehenden Prozessdokumentationen zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass sie aktuell, vollständig und verständlich sind. Aktualisieren Sie fehlende oder lückenhafte Dokumentationen und stellen Sie die Verfügbarkeit der Dokumente für alle relevanten Mitarbeitenden sicher.
2. Prüfplan entwickeln (Tage 8–15): Erstellen Sie einen detaillierten Prüfplan, der die Frequenz und den Umfang der Überprüfungen festlegt. Priorisieren Sie kritische Prozesse und Produkte, die direkten Einfluss auf die Kundenzufriedenheit haben. Erwägen Sie einen Mix aus geplanten und zufälligen Prüfungen, um umfassendere Ergebnisse zu erzielen.
3. Feedbackmechanismen etablieren (Tage 16–20): Setzen Sie strukturierte Feedbackmechanismen auf für Kunden und Mitarbeitende. Dies könnte durch Umfragen, direkte Interviews oder Meetings erfolgen. Sorgen Sie dafür, dass das Feedback regelmässig evaluiert und in die laufenden Verbesserungsmassnahmen integriert wird.
4. Umsetzung überprüfen (Tage 21–30): Evaluieren Sie die Effektivität der vorgenommenen Anpassungen durch eine erste Reihe von QM-Checks nach dem neuen Prüfplan. Analysieren Sie die Ergebnisse und justieren Sie bei Bedarf die Strategien. Halten Sie dabei die Kommunikationswege offen und transparent, um die Akzeptanz im gesamten Unternehmen zu fördern.

Durch die konsequente Implementierung dieser Schritte kann ein KMU signifikante Fortschritte im Qualitätsmanagement erzielen und so die Grundlage für langfristige Exzellenz legen.