Einführung eines schlanken PMO in KMUs
Ein PMO (Project Management Office) kann in einem KMU als zentraler Dreh- und Angelpunkt dienen, welcher die Effizienz und den Erfolg von Projekten markant steigert. Ein leichtgewichtiges PMO erlaubt es, die Strukturvorteile grosser Unternehmen ohne den Ballast komplexer Bürokratie zu nutzen.
Typische Fehler beim Aufsetzen eines PMOs
Ein häufiger Fehler ist die Überkomplexität. Statt mit einfach umsetzbaren Strukturen zu starten, tendieren KMUs dazu, umfangreiche Prozesse und Systeme grosser Unternehmen zu kopieren. Dies führt zu Überforderung und Widerstand bei den Mitarbeitenden. Ein einfaches PMO sollte mit einem pragmatischen Ansatz starten: die Essenz des Projektmanagements erfassen und unnötige Komplexität vermeiden.
Ein weiterer Fehler ist der Mangel an klaren Rollen und Verantwortlichkeiten. Häufig ist unklar, welche Aufgaben das PMO wahrnimmt und welche Entscheidungskompetenzen es hat. Eine explizite Zuordnung von Verantwortlichkeiten und eine klare Kommunikation helfen, Verwirrung zu vermeiden und die Effektivität zu steigern.
Zudem wird oft der kulturelle Aspekt vernachlässigt. Ein PMO muss die bestehende Unternehmenskultur berücksichtigen, um gut integriert zu werden. Ein schneller Kulturwandel wird häufig nicht akzeptiert, so dass das PMO möglicherweise keinen Rückhalt findet. Hier helfen schrittweise Anpassungen unter Einbezug der Mitarbeitenden, um die Akzeptanz und Effektivität zu erhöhen.
Handlungsanleitung für die ersten 14–30 Tage
In den ersten 14 Tagen sollte der Fokus auf der Bestandsaufnahme liegen. Sammeln Sie Informationen über bestehende Projekte, Projektmanagement-Methoden und -Tools sowie die für das Projektmanagement zuständigen Personen. Es gilt, die momentanen Stärken und Schwächen Ihrer Projektmanagement-Praxis zu identifizieren.
Ab Tag 15 bis 21 empfiehlt sich die Entwicklung eines PMO-Zielmodells. Definieren Sie einen klaren Nutzen, welcher das PMO für Ihr KMU bietet, sowie die grundlegenden Aufgabenfelder. Sorgen Sie dafür, dass das Modell auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Ein einfaches Aufgabenfeld könnte die zentrale Projektdokumentation oder die Budgetüberwachung sein, um den Einstieg möglichst praktisch zu gestalten.
In der dritten und vierten Woche (Tag 22-30) folgt die Implementierung. Schulen Sie Ihr Projektpersonal in der Anwendung der neuen Prozesse und Tools. Hier steht die Kommunikation im Mittelpunkt: Erklären Sie den Nutzen und die Ziele des PMOs klar und verständlich. Laden Sie zu regelmässigem Feedback ein, um direkt auf Optimierungsbedarf reagieren zu können. Implementieren Sie Veränderungen behutsam, um die Akzeptanz zu fördern und Widerstände abzubauen.
Die Etablierung eines leichtgewichtigen PMOs verlangt Geduld und Anpassungsfähigkeit. Durch bewusstes Vermeiden von Überkomplexität, klare Definitionen der Rollen und das Berücksichtigen kultureller Aspekte schaffen Sie die Grundlage für erfolgreiche Projektarbeit in Ihrem KMU.