Einführung schlankes PMO für KMU

Ein leichtgewichtiges PMO effektiv aufsetzen

Die Einrichtung eines Projekt Management Offices (PMO) in einem kleineren Unternehmen kann beträchtliche Vorteile bringen, indem es die Projektabwicklung strukturiert und Prozesse optimiert. Ein leichtgewichtiges PMO zielt darauf ab, diese Vorteile ohne übermäßige Bürokratie zu erreichen, was besonders für KMU bedeutsam ist. Der Schlüssel ist, von Anfang an die richtigen Schritte zu unternehmen, um unnötige Komplexität zu vermeiden.

Typische Fehler beim Aufsetzen eines PMO

Ein häufig gemachter Fehler ist das Überladen des PMO mit Aufgaben, die nicht dem eigentlichen Ziel dienen. Dies führt oft zu Ressourcenverschwendung und Demotivation. Die Korrektur liegt darin, sich auf die wesentlichen Funktionen zu konzentrieren, wie Standardisierung von Prozessen und Bereitstellen von unterstützenden Tools, anstatt sich in detaillierten Berichten zu verlieren.

Ein weiterer Fehler besteht darin, das PMO zu stark zu zentralisieren und dabei die Bedürfnisse der individuellen Projektleiter zu ignorieren. Ein PMO sollte kein Kontrollmechanismus sein, sondern eine Serviceeinheit, die Projektmanager unterstützt. Hier empfiehlt es sich, regelmässig Feedback von den Projektleitern einzuholen und das PMO-Angebot dementsprechend anzupassen.

Ein dritter Fehler ist die unzureichende Einbindung der Geschäftsleitung. Oftmals wird ein PMO ohne die nötige Rückendeckung aufgesetzt, was zu mangelnder Akzeptanz im Unternehmen führt. Die Lösung dafür liegt in der kontinuierlichen Kommunikation mit der Führungsebene, um sicherzustellen, dass die Ziele des PMO klar sind und in die Gesamtstrategie des Unternehmens passen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Bedarfsanalyse durchführen: Ermitteln Sie, welche spezifischen Prozesse und Probleme das PMO adressieren soll. Sprechen Sie mit Projektleitern und der Geschäftsleitung, um deren Erwartungen zu sammeln.
2. Minimalanforderungen definieren: Skizzieren Sie die minimal erforderlichen Funktionen des PMO. Beschränken Sie sich auf Standardisierung der Projektprozesse und die Bereitstellung von Basis-Tools für das Projektreporting und -tracking.
3. Pilotversion starten: Setzen Sie ein kleines Team ein, um mit wenigen Projekten zu beginnen. Diese Pilotphase sollte flexibel gestaltet sein, um Anpassungen basierend auf frühem Feedback schnell vornehmen zu können.
4. Rückmeldung einholen und anpassen: Planen Sie regelmässige Sitzungen ein, um Feedback von denen einzuholen, die mit dem PMO arbeiten. Passen Sie Prozesse und Tools entsprechend an, um Reibungspunkte zu minimieren.
5. Kommunikation aufrechterhalten: Stellen Sie sicher, dass die Geschäftsleitung regelmäßig über Fortschritte und Erfolge informiert wird. Dies fördert die notwendige Unterstützung und stärkt die Akzeptanz des PMO im gesamten Unternehmen.

Ein leichtgewichtiges PMO, das gezielt die Anforderungen des Unternehmens adressiert und sich flexibel auf Veränderungen einstellt, kann einen bedeutenden Beitrag zur erfolgreichen Durchführung von Projekten leisten, ohne dabei zur administrativen Last zu werden.