Engpässe in Geschäftsprozessen frühzeitig erkennen

Engpässe in Geschäftsprozessen stellen eine weitverbreitete Herausforderung für Schweizer KMUs dar. Diese Engpässe können die Effizienz mindern und die Kosten steigern. Es ist von entscheidender Bedeutung, diese frühzeitig zu identifizieren und erfolgreich zu beheben, um den reibungslosen Ablauf interner Abläufe sicherzustellen.

Typische Fehler bei der Erkennung und Behebung von Engpässen

Ein häufig anzutreffender Fehler ist der ausschliessliche Fokus auf offensichtliche Probleme. Viele Unternehmen konzentrieren sich auf gut sichtbare Schwierigkeiten, übersehen jedoch weniger auffällige, aber ebenso wichtige Engpässe. Ein ständiges Monitoring aller Prozessschritte, nicht nur der vermeintlich problematischen, ist essenziell.

Ein weiterer Fehler ist die Annahme, dass die Erhöhung der Arbeitskräfte oder Ressourcen sämtliche Engpässe beseitigen kann. Vielmehr kann dies zu einer unausgewogenen Verteilung der Ressourcen führen, die das Problem sogar verschärfen kann. Eine detaillierte Analyse der Ursachen ist daher unumgänglich, bevor Massnahmen eingeleitet werden.

Schliesslich besteht die Gefahr, dass Massnahmen getroffen werden, ohne das Team einzubeziehen. Dies kann zu unzureichendem Verständnis und fehlender Unterstützung seitens der Mitarbeitenden führen. Der Einbezug aller relevanten Mitarbeiter in den Optimierungsprozess kann helfen, praktikable Lösungen zu entwickeln und die Akzeptanz von Veränderungsmassnahmen zu erhöhen.

Korrektur der typischen Fehler

Eine umfassendere Betrachtung der Prozessketten kann durch den Einsatz von Prozessmapping-Techniken erzielt werden. Diese helfen dabei, alle Prozessschritte zu visualisieren, einschliesslich potenzieller Engpässe, die auf den ersten Blick nicht erkennbar sind.

Bevor zusätzliche Ressourcen bereitgestellt werden, sollten Unternehmen die Ursachenanalyse intensivieren. Werkzeuge wie die 5-Why-Methode oder Fishbone-Diagramme können dabei unterstützend wirken, um die Wurzel des Problems zu identifizieren.

Um das Team erfolgreich einzubinden, sind regelmässige Workshops und offene Feedbackrunden besonders effektiv. Diese ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Sichtweisen und Ideen zur Prozessverbesserung aktiv einzubringen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Erste Wochen (Tag 1–7): Prozessmapping durchführen

Führen Sie eine gründliche Bestandsaufnahme aller aktuellen Prozesse durch. Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel wie Flussdiagramme, um die gesamte Prozesskette zu erfassen. Identifizieren Sie dabei alle potenziellen Flaschenhälse.

1. Zweite Wochen (Tag 8–14): Ursachenanalyse durchführen

Nutzen Sie spezifische Analysetechniken (z.B. 5-Why oder Fishbone), um die Ursachen der identifizierten Engpässe genau zu definieren. Erstellen Sie einen detaillierten Aktionsplan, der auf den Erkenntnissen basiert.

1. Dritte bis vierte Woche (Tag 15–30): Implementierung und Evaluation

Setzen Sie die erarbeiteten Massnahmen im Team um und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten involviert sind. Führen Sie nach der Implementierung eine Evaluierung durch, um festzustellen, ob die Engpässe erfolgreich behoben wurden oder weitere Anpassungen nötig sind.

Durch die Befolgung dieser Schritte können KMUs innerhalb eines Monats entscheidende Fortschritte bei der Optimierung ihrer Prozesse erzielen und eine gesteigerte betriebliche Effizienz erreichen.