Erfolgreiche Einbindung von Stakeholdern im Business

Die Kunst des Stakeholder-Managements: Effiziente Kommunikation und Einbindung

In der Geschäftswelt ist es entscheidend, Stakeholder nicht nur zu identifizieren, sondern sie aktiv, transparent und stetig in Projekte oder Geschäftsprozesse einzubinden. Eine saubere Abholung der Stakeholder ist nicht nur entscheidend für den Erfolg eines Projekts, sondern auch für die langfristige Akzeptanz und das Vertrauen in die getroffenen Entscheidungen. Dieser Beitrag beleuchtet typische Fehler im Umgang mit Stakeholdern und bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine verbesserte Stakeholder-Kommunikation.

Typische Fehler beim Stakeholder-Management

1. Unklare Erwartungshaltung

Oftmals scheitert das Stakeholder-Management daran, dass die Erwartungen der Stakeholder entweder nicht klar definiert oder schlicht ignoriert werden. Dies führt zu Missverständnissen und einer verminderten Unterstützung der Projektergebnisse.

Korrektur: Führen Sie zu Beginn eines Projekts Workshops durch, um die Erwartungen aller Beteiligten zu sammeln und zu dokumentieren. Dies sollte ein lebendiges Dokument sein, das regelmässig aktualisiert wird, da Erwartungen sich im Projektverlauf ändern können.

1. Ungenügende Kommunikationsstrategie

Eine häufige Schwäche in Projekten ist die Kommunikation. Dies betrifft sowohl die Häufigkeit als auch die Qualität der Informationen, die an die Stakeholder übermittelt werden. Unzufriedenheit kann die Folge sein, wenn Stakeholder sich unzureichend informiert fühlen.

Korrektur: Entwickeln Sie eine umfassende Kommunikationsstrategie, die festlegt, wie oft, in welcher Form und über welche Kanäle die Stakeholder informiert werden sollen. Berücksichtigen Sie dabei den Informationsbedarf und bevorzugte Kommunikationsmethoden der verschiedenen Stakeholder-Gruppen.

1. Fehlende kontinuierliche Interaktion

Nach der anfänglichen Abholung der Stakeholder wird die kontinuierliche Interaktion oft vernachlässigt. Diese Diskontinuität kann dazu führen, dass Stakeholder das Interesse an einem Projekt verlieren oder sich nicht mehr als Teil des Prozesses fühlen.

Korrektur: Implementieren Sie regelmässige Statusupdates und Feedbackschleifen. Dies kann in Form von regelmäßigen Meetings, Umfragen oder informellen Check-ins geschehen. Die zentrale Idee ist, eine dynamische und reaktionsfähige Kommunikation aufrechtzuerhalten.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

• Tage 1–7: Vorbereitung und Planung
• Identifizieren Sie alle relevanten Stakeholder und deren Einfluss auf das Projekt.
• Organisieren Sie ein Eröffnungsmeeting oder einen Workshop, um die Erwartungen und Präferenzen der Stakeholder zu erfassen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Beziehungen zu stärken und Kommunikationswege zu etablieren.
• Tage 8–14: Entwicklung der Kommunikationsstrategie
• Dokumentieren Sie die in der Anfangsphase gesammelten Erwartungen und erstellen Sie darauf basierend eine Kommunikationsstrategie.
• Legen Sie die Kommunikationsmittel und -intervalle fest. Berücksichtigen Sie sowohl formelle (Berichte, E-Mails) als auch informelle (persönliche Ansprachen, Anrufe) Kanäle.
• Tage 15–30: Implementierung und Anpassung
• Beginnen Sie mit der Umsetzung Ihrer Kommunikationsstrategie und evaluieren sie fortlaufend.
• Sammeln Sie Feedback von den Stakeholdern über die Effektivität des bisherigen Austauschs und passen Sie die Strategie bei Bedarf an.
• Etablieren Sie eine Routine für regelmässige Checks und Updates, um Transparenz und Engagement zu fördern.

Mit einer strukturierten Herangehensweise und klaren Kommunikationslinien können Sie sicherstellen, dass die Stakeholder zu jeder Zeit informierte und engagierte Mitgestalter Ihrer Projekte sind.