Erfolgreiches Asynchron Arbeiten im Homeoffice

In der heutigen dynamischen Arbeitswelt gewinnt das asynchrone Arbeiten zunehmend an Bedeutung. Gerade für KMU kann diese Arbeitsweise erhebliche Vorteile bieten, etwa in Form von gesteigerter Flexibilität und Effizienz. Dennoch birgt sie auch Herausforderungen. Dieser Artikel thematisiert typische Fehler und gibt praktische Hinweise zur erfolgreichen Einführung asynchroner Arbeitsmethoden.

Typische Fehler und deren Korrektur

1. Unklare Kommunikation: Ein häufiges Problem beim asynchronen Arbeiten ist die unzureichende Abstimmung zwischen Mitarbeitenden. Missverständnisse sind vorprogrammiert, wenn nicht klar definiert ist, wie und wann Informationen ausgetauscht werden sollen.

Korrektur: Etablieren Sie klare Kommunikationsrichtlinien. Definieren Sie, welche Kommunikationswege für welche Arten von Informationen genutzt werden sollen. Ein zentralisiertes System oder eine Plattform, auf die alle Mitarbeitenden Zugriff haben, kann den Prozess erleichtern.

1. Überschreiten von Deadlines durch Missverständnisse: Ohne direkte Interaktion kann es zu Verzögerungen kommen bei der Fertigstellung von Aufgaben, da Prioritäten nicht ausreichend geteilt oder verstanden werden.

Korrektur: Setzen Sie klare, schriftliche Deadlines und priorisieren Sie Aufgaben in einer für alle Mitarbeitenden zugänglichen Projektmanagement-Software. Regelmässige Check-ins, die in den Tagungsrhythmus der Mitarbeitenden passen, können helfen, den Fortschritt zu überwachen.

1. Fehlende technische Ausstattung und Schulung: Oft fehlt den Mitarbeitenden die notwendige Infrastruktur oder das Wissen, um asynchron arbeiten zu können.

Korrektur: Investieren Sie in die notwendige Technologie und bieten Sie Schulungen an, sich mit neuen Systemen und Tools vertraut zu machen. Technische Unterstützung sollte leicht zugänglich sein, um Verzögerungen zu vermeiden.

Handlungsanleitung für die kommenden 14–30 Tage

Phase 1 (Tag 1–7): Vorbereitung

1. Analyse der aktuellen Arbeitsprozesse: Identifizieren Sie, welche Aufgaben und Prozesse sich bereits für asynchrones Arbeiten eignen.
2. Stakeholder-Befragung: Führen Sie kurze Umfragen oder Interviews durch, um Bedürfnisse und Bedenken der Mitarbeitenden zu verstehen.
3. Auswahl der Tools: Entscheiden Sie sich für eine oder mehrere Plattformen, die Ihre Kommunikation und das Projektmanagement unterstützen.

Phase 2 (Tag 8–14): Implementierung

1. Einführung der Tools: Installieren und konfigurieren Sie die gewählten Plattformen in Zusammenarbeit mit Ihrer IT-Abteilung.
2. Schulungen organisieren: Führen Sie Workshops oder Online-Schulungen durch, um alle Mitarbeitenden mit den neuen Systemen vertraut zu machen.
3. Erstmaliger Testlauf: Lassen Sie erste Projekte oder Aufgabenstränge asynchron abwickeln, um den neuen Arbeitsmodus in der Praxis zu testen.

Phase 3 (Tag 15–30): Feinabstimmung und Evaluierung

1. Feedback einholen: Sammeln Sie Rückmeldungen von den Mitarbeitenden über ihre Erfahrungen mit der neuen Arbeitsweise.
2. Anpassungen vornehmen: Basierend auf dem Feedback, nehmen Sie notwendige Anpassungen vor, um die Prozesse zu optimieren.
3. Fortlaufende Überprüfung: Etablieren Sie einen Rhythmus für regelmässige Evaluierungen, um sicherzustellen, dass die asynchronen Prozesse weiterhin effektiv sind.

Mit einer strukturierten Einführung des asynchronen Arbeitens können KMUs die Flexibilität und Effizienz ihrer Arbeitsprozesse nachhaltig steigern. Wichtig ist es, schon im Vorfeld klare Richtlinien zu definieren und die Mitarbeitenden umfassend in die Veränderungsprozesse einzubeziehen.