Erfolgsfaktoren bei Prozessauswahl für RPA
Die präzise Auswahl der geeigneten Prozesse für Robotic Process Automation (RPA) ist entscheidend, um eine effektive Automatisierung zu gewährleisten und den erwarteten Nutzen zu realisieren. Die zentrale Herausforderung besteht darin, Prozesse zu identifizieren, die die grössten Vorteile bieten, wenn sie automatisiert werden. Die Kernaussage dieses Artikels lautet: Nicht alle Prozesse eignen sich gleichermassen für die Automatisierung, und das Verständnis der geeigneten Auswahlkriterien ist der Schlüssel zum Erfolg.
Typische Fehler bei der Auswahl von Prozessen
Zu komplexe Prozesse: Ein häufiger Fehler ist der Versuch, zu komplexe oder zu viele Ausnahmen beinhaltende Prozesse zu automatisieren. Solche Prozesse sind schwer in ein einfaches Regelwerk zu giessen, was die Bereitstellung und Wartung von RPA erschwert. Um diesen Fehler zu vermeiden, sollten Prozesse gewählt werden, die repetitive, regelbasierte und über verschiedene Abteilungen hinweg standardisierbare Schritte enthalten.
Unzureichende Analyse der bestehenden Prozesse: Oft wird übersehen, dass die Effektivität der Automatisierung stark von der bestehenden Qualität der Prozesse abhängt. Ohne eine gründliche Analyse und gegebenenfalls Optimierung dieser Prozesse vor der Automatisierung läuft man Gefahr, ineffiziente Abläufe und Fehler zu verstärken. Bevor RPA angesetzt wird, sollten Prozesse auf Schwachstellen überprüft und Verbesserungen umgesetzt werden.
Fehlende Berücksichtigung des Prozessvolumens: Ein weiterer häufig gemachter Fehler ist die Auswahl von Prozessen, die ein zu geringes Transaktionsvolumen haben, um die Kosten und den Aufwand der Automatisierung zu rechtfertigen. Die Automatisierung von Prozessen mit hohem Volumen verspricht hingegen eine grössere Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung. Es ist wichtig, den wirtschaftlichen Nutzen gegenüber den Investitionen in die Automatisierung abzuwägen.
14–30 Tage Handlungsanleitung für die Auswahl geeigneter Prozesse
Tag 1-7: Analyse und Erstellung einer Prozessliste
Führen Sie Interviews und Workshops mit den Prozessverantwortlichen durch, um eine vollständige Liste der potenziell relevanten Geschäftsprozesse zu erstellen. Dokumentieren Sie die Prozessschritte und bewerten Sie deren Automatisierungspotenzial.
Tag 8-14: Priorisierung und Bewertung
Führen Sie eine detaillierte Bewertung der aufgelisteten Prozesse durch. Verwenden Sie Kriterien wie Regelbasiertheit, Ausnahmehäufigkeit, Transaktionsvolumen und bestehende Prozessqualität. Erstellen Sie eine Priorisierungsliste der Prozesse, die für RPA am vielversprechendsten sind.
Tag 15-21: Wirtschaftlichkeitsanalyse
Erstellen Sie eine Wirtschaftlichkeitsanalyse für die priorisierten Prozesse, um den erwarteten ROI (Return on Investment) abzuschätzen. Berücksichtigen Sie dabei die Implementierungskosten, den potenziellen Nutzen durch Effizienzsteigerung und Einsparungen, sowie die Dauer der Amortisierung.
Tag 22-30: Entscheidungsvorbereitung
Bereiten Sie basierend auf den gesammelten Daten und Analysen eine Präsentation oder einen Bericht für die Geschäftsleitung vor. Begründen Sie klar und fundiert, welche Prozesse für die erste Implementierung von RPA in Betracht gezogen werden sollten. Stellen Sie sicher, dass die langfristigen Perspektiven und der nachhaltige Nutzen der Automatisierung transparent dargestellt werden.
Mit dieser strukturierten Herangehensweise legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung von RPA in Ihrem Unternehmen, die nicht nur Effizienz, sondern auch Zufriedenheit der beteiligten Mitarbeitenden steigern kann.