Erfolgsfaktoren für RPA-Prozessauswahl

Kernaussage: Auswahl der richtigen Prozesse ist entscheidend für den Erfolg von RPA

Die Auswahl geeigneter Prozesse für den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines jeden Automatisierungsprojekts. Ein gut gewählter Prozess kann die Effizienz steigern, Fehler reduzieren und Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben freisetzen. Hingegen kann eine falsche Wahl zu erheblichen Frustrationen, verschenktem Investitionspotenzial und letztlich zu Misserfolgen führen.

Typische Fehler bei der Prozessauswahl

1. Mangelhafte Prozessdokumentation: Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Dokumentation der Prozesse, die automatisiert werden sollen. Ohne genaue Prozessdokumentation ist es schwierig nachzuvollziehen, welche Schritte automatisiert werden können und welche Anpassungen erforderlich sind.

Lösung: Investieren Sie zunächst in eine sorgfältige Analyse und Dokumentation Ihrer Prozesse, bevor Sie mit der Automatisierung beginnen. Workshops und Interviews mit den am Prozess beteiligten Personen können wertvolle Einblicke bieten.

1. Fokussierung auf hochkomplexe Prozesse: Oft wird der Fehler gemacht, zu komplexe oder geschäftskritische Prozesse sofort automatisieren zu wollen. Diese Prozesse können schnell überfordern, da sie meist viele menschliche Entscheidungen oder Ausnahmen erfordern.

Lösung: Beginnen Sie mit einfachen, standardisierten und gut strukturierten Prozessen, die ein hohes Volumen und eine geringe Variabilität aufweisen. Diese bieten das beste Potenzial für erste Automatisierungserfolge und Erfahrungen.

1. Unklarer Automatisierungsnutzen: Wenn der konkrete Nutzen einer Automatisierung nicht klar definiert ist, kommt es häufig zu enttäuschenden Ergebnissen. Oft werden Prozesse automatisiert, die keinen signifikanten Mehrwert bringen.

Lösung: Definieren Sie klare Ziele für die Automatisierung, wie zum Beispiel Zeitersparnis, Fehlerreduktion oder Kosteneinsparungen, um den tatsächlichen Nutzen zu messen und die richtigen Prozesse auszuwählen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

• Erste Woche: Beginnen Sie mit der Erfassung und Dokumentation Ihrer Prozesse. Identifizieren Sie alle wiederkehrenden Aufgaben und analysieren Sie deren Volumen und Struktur. Führen Sie Mitarbeiterbefragungen durch, um mehr über die Schwachstellen und Herausforderungen in diesen Prozessen zu erfahren.
• Zweite Woche: Erstellen Sie eine Prioritätenliste für mögliche Automatisierungsprojekte. Bewerten Sie jeden Prozess nach seiner Standardisierung, Regelbasierung und der zu erwartenden Aufwandsreduzierung. Konzentrieren Sie sich auf Prozesse, die das höchste Potenzial für einen kurzen ROI (Return on Investment) aufweisen.
• Dritte Woche bis Monatsende: Entwickeln Sie einen Pilotplan für die Prozesse, die Sie automatisieren möchten. Integrieren Sie Stakeholder, um Erwartungen zu klären und Unterstützung zu gewinnen. Setzen Sie einen kleinen Pilotversuch mit einem einfachen Prozess auf und überwachen Sie die Ergebnisse.

Durch einen methodischen Ansatz bei der Auswahl und Planung der zu automatisierenden Prozesse kann Ihr Unternehmen den grösstmöglichen Nutzen aus RPA ziehen. Ein fokussierter, schrittweiser Ansatz verringert Risiken und führt zu nachhaltig positiven Ergebnissen.