Erfolgsmerkmale für RPA-Prozessauswahl

In der heutigen Geschäftswelt ist die Automatisierung von Prozessen mittels Robotic Process Automation (RPA) ein entscheidender Faktor für Effizienz und Kostenoptimierung. Das gezielte Auswählen der richtigen Prozesse ist dabei entscheidend für den Erfolg dieser Technologie.

Kernaussage: Wichtigkeit der Auswahl geeigneter Prozesse für RPA

Die Implementierung von RPA kann zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen, jedoch nur, wenn die dafür geeigneten Prozesse sorgfältig ausgewählt werden. Auf diese Weise kann RPA optimal integriert werden, um repetitive und regelbasierte Aufgaben zu automatisieren.

Typische Fehler bei der Auswahl von Prozessen

1. Überkomplexe Prozesse auswählen: Ein häufiger Fehler besteht darin, Prozesse mit zu hoher Komplexität zu automatisieren. Solche Prozesse zeichnen sich häufig durch zahlreiche Ausnahmen und Variablen aus, welche die Einführungszeit verlängern und die Automatisierung ineffizient machen. Zur Korrektur sollten Unternehmen auf Prozesse achten, die standardisiert, repetitiv und datenintensiv sind.
2. Unzureichende Prozessanalyse: Eine oberflächliche Prozessanalyse bei der Auswahl der zu automatisierenden Prozesse kann zu unerwarteten Herausforderungen führen. Dies kann vermieden werden, indem eine gründliche Prozessdokumentation durchgeführt wird, die alle Schritte, Bedingungen und Abweichungen umfasst. Die Nutzung von Prozess-Mining-Tools kann hierbei unterstützend wirken.
3. Fehlendes Einbeziehen der Fachabteilungen: Oftmals wird die Auswahl der Prozesse ohne ausreichende Rücksprache mit den Fachabteilungen vorgenommen. Dies führt zu Missverständnissen und falschen Prioritäten. Stattdessen sollten Fachabteilungen von Anfang an eingebunden werden, um sicherzustellen, dass die ausgewählten Prozesse den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Erste Woche:

• Führen Sie Workshops mit relevanten Fachabteilungen durch, um potenziell automatisierbare Prozesse zu identifizieren.
• Erstellen Sie eine erste Liste mit Vorschlägen und kategorisieren Sie diese Prozesse nach Komplexität und Volumen.

Zweite Woche:

• Analysieren Sie die ausgewählten Prozesse detailliert: Dokumentieren Sie jeden Schritt und identifizieren Sie Standard- und Ausnahmefälle.
• Bewerten Sie das Automatisierungspotenzial mithilfe von RPA-Experten und technischen Beratern.

Dritte Woche:

• Priorisieren Sie die Prozesse basierend auf Effizienzgewinnen und Umsetzbarkeit.
• Verifizieren Sie Ihre Entscheidungen erneut mit den Prozessverantwortlichen und holen Sie deren Feedback ein.

Vierte Woche:

• Erstellen Sie einen Implementierungsplan für die ausgewählten Prozesse.
• Beginnen Sie mit der Pilotierung der RPA-Lösung für einen oder zwei ausgewählte Prozesse.

Durch diese methodische Auswahl und schrittweise Implementierung kann RPA erfolgreich eingeführt werden, was zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung führt. Beachten Sie, dass die kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der automatisierten Prozesse für den langfristigen Erfolg essenziell ist.