Frühzeitiges Risikomanagement sichert Projekterfolg

Risiken früh im Projektmanagement zu erkennen und zu managen, ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Häufig gehen Projekte aufgrund unerkannter oder unterschätzter Risiken schief, was oft mit vermeidbaren Fehlern zusammenhängt.

Typische Fehler im Umgang mit Risiken

Ein häufiger Fehler bei der Risikoerkennung ist das mangelnde Engagement der Projektbeteiligten. Oft werden Risiken nur oberflächlich erfasst, da das Team sich primär auf die technischen oder operativen Aspekte konzentriert. Um dies zu korrigieren, sollte eine umfassende Risikoworkshop-Sitzung mit allen relevanten Stakeholdern abgehalten werden. In dieser Sitzung sollten Experten aus verschiedenen Fachrichtungen vertreten sein, um ein breites Spektrum potenzieller Risiken zu identifizieren.

Ein weiterer typischer Fehler ist die unzureichende Priorisierung der Risiken. Viele Projektteams erfassen zwar eine Vielzahl von Risiken, versäumen es jedoch, deren Eintrittswahrscheinlichkeit und potenziellen Auswirkungen korrekt zu bewerten, was zu einer ineffizienten Ressourcenverteilung führt. Zur Korrektur sollte eine standardisierte Risikobewertung, beispielsweise anhand einer Punkte- oder Matrixmethodik, eingeführt werden. Diese Vorgehensweise ermöglicht die objektive Einstufung und bringt Klarheit über den Handlungsbedarf.

Drittens wird die Überwachung und Anpassung der Risikomassnahmen oft vernachlässigt. Risiken und deren Umstände können sich im Laufe der Projektlösung ändern. Hierfür ist es unabdingbar, einen regelmässigen Überprüfungsprozess zu implementieren. Die Einführung eines festen Punktes zur Risikoevaluation in den regelmässigen Projektmeetings hilft, beim Auftreten neuer Informationen schnell zu reagieren.

Handlungsanleitung für die kommenden 14–30 Tage

1. Erfahrungswertanalyse (1–3 Tage): Beginnen Sie mit der Sammlung von Daten aus früheren Projekten, die als Grundlage zur Identifizierung bekannter Risiken dienen können. Nutzen Sie zur Dokumentation und Bewertung ein einheitliches, leicht zugängliches Format.
2. Risikoworkshop (3–5 Tage): Organisieren Sie einen interdisziplinären Workshop, um kollektive Expertise zu nutzen und einen umfassenden Risikokatalog zu erstellen. Achten Sie darauf, dass die getroffenen Annahmen im Katalog klar dokumentiert sind.
3. Risikobewertung und Priorisierung (5–7 Tage): Nutzen Sie eine bewährte Methode, um die Eintrittswahrscheinlichkeit und den potenziellen Schaden zu bewerten. Dokumentieren Sie die Risiken in einem Register, das nach Prioritäten sortiert ist, um die Aufmerksamkeit auf die bedeutendsten Risiken zu lenken.
4. Massnahmenplanentwicklung (2–4 Tage): Für die hochpriorisierten Risiken entwickeln Sie konkrete Massnahmen zur Risikominimierung oder -bewältigung. Dies kann beinhalten, finanzielle Rücklagen zu bilden, Pläne für operative Anpassungen zu entwerfen oder die Kommunikation und Schulung zu stärken.
5. Monitoring-Prozess (3–5 Tage): Implementieren Sie ein System zur regelmässigen Überprüfung der Risiken und Massnahmen. Planen Sie kurze, regelmässige Sitzungen, um das Risikoregister zu aktualisieren und Anpassungen vorzunehmen.

Indem Sie diese Schritte konsequent umsetzen, schaffen Sie die Grundlage für ein solides Risikomanagement, das die Erfolgschancen Ihres Projekts erheblich steigert.