Geeignete Prozesse für RPA gezielt erkennen

Robotic Process Automation (RPA) bietet Unternehmen die Möglichkeit, repetitive Aufgaben effizienter zu gestalten. Bei der Auswahl der zu automatisierenden Prozesse ist jedoch Vorsicht geboten, um die Vorteile von RPA voll auszuschöpfen. Eine sorgfältige Prozessauswahl ist entscheidend für den Erfolg einer Automatisierungslösung.

Typische Fehler bei der Prozessauswahl

Ein häufiger Fehler besteht darin, Prozesse zu wählen, die zu komplex oder schlecht strukturiert sind. RPA eignet sich am besten für regelbasierte, wiederholbare Prozesse mit klar definierten Schritten. Wenn ein Prozess zahlreiche Ausnahmen oder unstrukturierte Daten beinhaltet, kann dies die Implementierung unnötig erschweren oder gar scheitern lassen. Zur Korrektur dieses Fehlers sollte eine umfassende Prozessanalyse durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die ausgewählten Prozesse ein hohes Mass an Standardisierung aufweisen.

Ein weiterer Fehler ist die Auswahl von Prozessen, deren Automatisierung keinen signifikanten Nutzen bringt. Manchmal werden Prozesse ausgewählt, weil sie einfach erscheinen, jedoch kann der Automatisierungsaufwand den möglichen Nutzen übersteigen. Hier ist es wichtig, eine Nutzen-Kosten-Analyse durchzuführen. Prozesse, die sowohl zeitintensiv als auch von hoher Volumen sind, bieten in der Regel mehr Potenzial für RPA.

Ein dritter typischer Fehler ist die Vernachlässigung der Einbindung von Mitarbeiterfeedback. Oft wird die Sicht derjenigen ignoriert, die täglich mit den Prozessen arbeiten. Ihre Einblicke können wertvoll sein, um realistische Erwartungen zu setzen und mögliche Hürden frühzeitig zu erkennen. Einbeziehung der Mitarbeitenden durch Workshops oder Interviews kann helfen, geeignete Prozesse zu identifizieren.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Prozessanalyse durchführen (Tage 1–10): Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse Ihrer Geschäftsprozesse. Identifizieren Sie regelbasierte und repetitive Prozesse mit einem hohen Volumen. Sammeln Sie Daten über die Anzahl der Prozessdurchläufe und die benötigte Zeit pro Durchführung.
2. Nutzen-Kosten-Analyse (Tage 11–15): Werten Sie die identifizierten Prozesse hinsichtlich ihres Automatisierungspotenzials aus. Berechnen Sie den Aufwand für die Implementierung versus den erwarteten Nutzen. Priorisieren Sie Prozesse, die eine schnelle Amortisation erwarten lassen.
3. Mitarbeiter einbinden (Tage 16–20): Führen Sie Workshops oder Einzelgespräche mit den Mitarbeitenden durch, die in die betreffenden Prozesse involviert sind. Nutzen Sie deren Feedback, um mögliche Herausforderungen und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
4. Pilotprojekte auswählen (Tage 21–30): Entscheiden Sie sich für ein oder zwei Pilotprojekte, die Sie im kleinen Rahmen testen können. Berücksichtigen Sie dabei die Ergebnisse aus Ihrer Analyse und den input der Mitarbeitenden.

Durch diese systematische Vorgehensweise können Sie die richtigen Prozesse für RPA auswählen und die Erfolgsaussichten Ihrer Automatisierungsinitiativen erheblich verbessern.