Geeignete Prozesse für RPA identifizieren

Unternehmen, die Robotic Process Automation (RPA) implementieren möchten, stehen oft vor der Herausforderung, die richtigen Prozesse für diese Technologie auszuwählen. Die Wahl der geeigneten Prozesse ist entscheidend für den Erfolg der RPA-Initiative.

Häufige Fehler bei der Auswahl der Prozesse

Ein typischer Fehler ist es, Prozesse zu wählen, die zu komplex sind. Komplexe Prozesse umfassen häufig zahlreiche Variablen und Ausnahmen, was den Aufwand für ihre Automatisierung unverhältnismässig erhöht. Um diesen Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen Prozesse identifizieren, die regelbasiert und repetitiv sind, da sie sich am besten für eine Automatisierung eignen. Prüfen Sie, ob der Prozess standardisiert ist und eine geringe Variabilität aufweist.

Ein weiterer Fehler besteht darin, Prozesse ohne messbare Vorteile zu wählen. Die Automatisierung von Prozessen sollte klare Vorteile bieten, wie zum Beispiel eine signifikante Zeitersparnis oder eine Reduzierung von Fehlern. Bevor ein Prozess automatisiert wird, ist es sinnvoll, eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Automatisierung auch tatsächlich Mehrwert schafft.

Schliesslich ist die Vernachlässigung der Mitarbeitereinbindung ein häufiger Fehler. Mitarbeiter, die mit den Prozessen arbeiten, bieten wertvolle Einblicke, die bei der Auswahl der zu automatisierenden Prozesse entscheidend sein können. Involvieren Sie die Mitarbeitenden frühzeitig im Auswahlprozess, um ihr Wissen zu nutzen und Akzeptanz für Veränderungen zu schaffen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Analysephase (1–2 Wochen):

Beginnen Sie mit einer umfassenden Prozessanalyse Ihrer Abteilungen. Identifizieren Sie Prozesse, die repetitiv, regelbasiert und standardisiert sind. Verwenden Sie dafür eine Checkliste, um die Eignung jedes Prozesses für RPA zu bewerten.

1. Kosten-Nutzen-Bewertung (3–5 Tage):

Führen Sie eine Wirtschaftlichkeitsanalyse der identifizierten Prozesse durch. Dokumentieren Sie die potenziellen Vorteile wie Zeitersparnis, Fehlerreduzierung und Effizienzsteigerung.

1. Mitarbeitereinbindung (1 Woche):

Organisieren Sie Workshops und Interviews mit den Mitarbeitenden, die die Prozesse am besten kennen. Sammeln Sie deren Feedback zu den identifizierten Prozessen und lassen Sie deren Bedenken oder Verbesserungsvorschläge in Ihre Entscheidungsfindung einfliessen.

1. Prozesspriorisierung (2–3 Tage):

Erstellen Sie eine Prioritätenliste der Prozesse basierend auf der Analyse und Bewertung. Berücksichtigen Sie dabei sowohl den erwarteten Nutzen für das Unternehmen als auch die technische Umsetzbarkeit.

Mit diesen Schritten sind Sie optimal vorbereitet, um die richtigen Prozesse für RPA auszuwählen und so den grösstmöglichen Nutzen aus Ihren Automatisierungsinitiativen zu ziehen.