Geeignete Prozesse für RPA in Unternehmen finden

Bei der Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) ist die Auswahl der geeigneten Prozesse ein entscheidender Erfolgsfaktor. Unternehmen, die RPA wirksam einsetzen möchten, sollten auf strukturierten Entscheidungsprozessen basieren, um sicherzustellen, dass die eingesetzten Ressourcen den höchstmöglichen Mehrwert bringen. Zu Beginn eines Automatisierungsprojekts liegt der Fokus auf der Identifikation von Prozessen, die sich durch hohe Wiederholungsraten und Regelmässigkeit auszeichnen.

Typische Fehler in der Auswahl von Prozessen

Ein häufiger Fehler ist die Auswahl von Prozessen, die zu variabel sind. In einer Geschäftsumgebung, in der sich Prozesse ständig ändern oder stark von menschlichem Ermessen abhängen, ist der Nutzen von RPA eingeschränkt. Um diesen Fehler zu korrigieren, sollten Unternehmen Prozesse priorisieren, die klar definierte Eingaben und Vorgaben haben. Dazu gehören beispielsweise Prozesse im Bereich der Rechnungsverarbeitung oder der Datenmigration.

Ein weiterer Fehler besteht darin, Prozesse auszuwählen, die niedrige Volumina aufweisen. Solche Prozesse bieten oft einen geringen Return on Investment, da der Aufwand für die Automatisierung nicht durch Einsparungen oder Effizienzsteigerungen gerechtfertigt ist. Hier ist es ratsam, zunächst Prozesse mit hohem Transaktionsvolumen zu identifizieren. Gemeint sind hier vor allem administrativ-routinierte Aufgaben, etwa in den Bereichen Buchhaltung, Personalwesen oder Kundenservice.

Schliesslich ist es ein Fehler, die potenziellen technischen Herausforderungen und Integrationsaufwände zu unterschätzen. Oft wird übersehen, dass nicht alle Systeme gleichermaßen kompatibel mit RPA-Lösungen sind. Um dies zu korrigieren, sollten Unternehmen eine gründliche technische Machbarkeitsprüfung durchführen, bevor sie sich für die Automatisierung eines Prozesses entscheiden.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Prozessinventar erstellen: Beginnen Sie mit der Erfassung aller bestehenden Geschäftsprozesse. Dies dient als Grundlage zur Bewertung und Priorisierung. Diese Aufgabe kann in etwa 7 Tagen erledigt werden.
2. Bewertungskriterien festlegen: Definieren Sie klare Kriterien, welche Prozesse für die Automatisierung geeignet sind. Kriterien sollten Komplexität, Volumen, Regelmässigkeit und geschäftlicher Impact umfassen. Nehmen Sie hierfür 3 Tage in Anspruch.
3. Analyse und Priorisierung: Analysieren Sie die erfassten Prozesse anhand der festgelegten Kriterien. Priorisieren Sie dann die Prozesse, die den höchsten Mehrwert versprechen, und erstellen Sie eine Rangliste. Dieser Schritt sollte in einem Zeitraum von 5 Tagen abgeschlossen sein.
4. Machbarkeitsprüfung: Führen Sie für die top-priorisierten Prozesse eine technische Bewertung durch, um sicherzustellen, dass sie ohne übermässige Komplikationen automatisiert werden können. Planen Sie hierfür 5 Tage ein.

Mit diesen strukturierten Schritten legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung von RPA in Ihrem Unternehmen. Durch die Vermeidung der beschriebenen typischen Fehler können Sie Ressourcen effizient nutzen und den Automatisierungsnutzen maximieren.