Geschäftsprozesse automatisieren durch BPMN-Modelle

Modellgetriebene Automatisierung: Ein klarer Weg zur Effizienzsteigerung

Die modellgetriebene Automatisierung bietet Unternehmen die Möglichkeit, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Qualität der Ausführung zu verbessern. Sie basiert darauf, dass Prozesse in einem standardisierten Modell – häufig in BPMN (Business Process Model and Notation) – dargestellt und anschliessend automatisiert werden. Richtig umgesetzt, können dadurch Abläufe optimiert und Ressourcen geschont werden. Dennoch gibt es bei der Implementierung häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt.

Typische Fehler 1: Unvollständige Prozessmodellierung

Ein häufiger Fehler bei der modellgetriebenen Automatisierung ist die unvollständige Modellierung der Geschäftsprozesse. Dies geschieht oft, wenn Unternehmen den Prozessdruck unterschätzen oder nicht alle Prozessvarianten berücksichtigen. Die Lösung besteht darin, zu Beginn genügend Zeit in die Aufnahme und Dokumentation sämtlicher Prozessdetails zu investieren. Dazu gehören auch seltene Ereignisse und Ausnahmesituationen, die im operativen Geschäft auftreten können. Zudem sollte immer ein Feedbackzyklus mit den betroffenen Abteilungen installiert werden, damit die Modelle kontinuierlich verfeinert werden können.

Typischer Fehler 2: Mangelnde Integration bestehender Systeme

Ein weiterer Fehler liegt in der Vernachlässigung der Integration bestehender IT-Systeme. Ohne eine harmonische Integration kann die modellgetriebene Automatisierung nicht ihr volles Potential ausschöpfen. Es ist entscheidend, von Anfang an Schnittstellen zu bestehenden Systemen zu identifizieren und zu planen, wie diese in die neuen automatisierten Prozesse eingebunden werden können. Die Verwendung von standardisierten Schnittstellentechnologien und die enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung erleichtern diesen Prozess erheblich und reduzieren das Risiko von Datenverlusten oder Systeminkonsistenzen.

Typischer Fehler 3: Fehlende Mitnahme der Mitarbeitenden

Die Umsetzung einer modellgetriebenen Automatisierung scheitert häufig an der fehlenden Einbindung der Mitarbeitenden. Ohne Akzeptanz und Verstehen der neuen Prozesse erlahmt jede Automatisierungsinitiative. Die Lösung besteht darin, frühzeitig Schulungen und Workshops anzubieten, welche die Vorteile der neuen Systeme und Prozesse aufzeigen. Mitarbeitende sollten durch Change-Management-Massnahmen aktiv in den Wandel einbezogen werden, um Widerstände abzubauen und Unterstützung zu schaffen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Lückenlose Prozessaufnahme (Tage 1–7): Beginnen Sie damit, alle aktuellen Geschäftsprozesse mit dem BPMN-Tool systematisch zu erfassen. Durchlaufen Sie dabei jede Prozessphase gründlich und achten Sie auch auf Variationen und Ausnahmen. Konsultieren Sie Prozessverantwortliche und erfahrene Mitarbeitende, um vollständigere Modelle zu erzeugen.
2. Systemintegration planen (Tage 8–14): Arbeiten Sie eng mit der IT-Abteilung zusammen, um alle relevanten IT-Systeme zu identifizieren, die von den neuen Prozessen betroffen sind. Entwickeln Sie ein klares Integrationskonzept, das alle Schnittstellen und Datenaustauschprozesse festlegt. Prüfen Sie, ob bestehende Integrationen verbessert werden müssen.
3. Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden (Tage 15–21): Entwickeln Sie ein Schulungsprogramm zur Einführung der neuen Prozesse und führen Sie Workshops durch. Das Ziel ist es, die Vorteile der Automatisierung verständlich zu machen und Bedenken oder Fragen zu klären. Setzen Sie auf kontinuierliche Kommunikation, um den Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, am Prozess beteiligt zu sein und deren Unterstützung zu gewinnen.
4. Pilotphase und Optimierung (Tage 22–30): Führen Sie eine Pilotimplementierung der automatisierten Prozesse in einem kleinerem, überschaubaren Bereich durch. Nutzen Sie diese Phase, um Schwachstellen zu identifizieren und vorzunehmen. Sammeln Sie Feedback von den Nutzern und ziehen Sie bei Bedarf weitere Anpassungen in Betracht, bevor der Rollout auf weitere Geschäftsbereiche ausgeweitet wird.

Mit diesen Schritten legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche modellgetriebene Automatisierung. Indem sie kontinuierlich Optimierungspotenziale aufdecken und implementieren, können Unternehmen langfristig von erheblicher Effizienzsteigerung und Wettbewerbsfähigkeit profitieren.