Gezielte Informationsverteilung im Veränderungsprozess — Überblick

In der Change-Kommunikation ist es entscheidend, Stakeholder gezielt und effektiv zu informieren. Die Kernaussage hierbei ist, dass eine frühzeitige und transparente Kommunikation das Vertrauen der Stakeholder stärkt und somit den Veränderungsprozess erleichtert. Fehler in dieser Kommunikation können zu Missverständnissen, Widerständen und letztlich zum Scheitern des Veränderungsvorhabens führen.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufiger Fehler ist die unsystematische Informationsverteilung. Oft werden Stakeholder entweder zu spät, unvollständig oder gar nicht informiert. Um dies zu vermeiden, sollte zu Beginn des Veränderungsprozesses eine Stakeholderanalyse durchgeführt werden. Diese Analyse hilft, alle relevanten Stakeholder zu identifizieren und ihre Informationsbedürfnisse zu verstehen.

Ein weiterer Fehler ist die Vernachlässigung des Feedbacks der Stakeholder. Häufig konzentrieren sich Unternehmen darauf, Botschaften zu senden, ohne den Rückkanal zu beachten. Eine erfolgreiche Kommunikation erfordert jedoch den Dialog. Der Lösungsvorschlag hier lautet, regelmässige Feedback-Schlaufen einzubauen, um die Bedenken und Anregungen der Stakeholder aufzunehmen und darauf einzugehen.

Der dritte Fehler ist der Gebrauch von Fachjargon oder komplizierten Begriffen, die die Stakeholder möglicherweise nicht verstehen. Dies kann zu Verwirrung und Missinterpretation führen. Klare, einfache Sprache und die Anpassung der Kommunikation an die Zielgruppe sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Botschaften verständlich sind und ankommen.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

1. Tage 1-7: Stakeholderanalyse

• Identifizieren Sie alle relevanten Stakeholder und kategorisieren Sie sie nach Einfluss und Interesse.
• Entwickeln Sie ein Kommunikationsprofil für jeden Stakeholder oder Stakeholdergruppe, das ihre Informationsbedürfnisse und präferierten Kommunikationswege beschreibt.

1. Tage 8-14: Kommunikationsplan erstellen

• Legen Sie fest, welche Informationen wann und wie kommuniziert werden sollen.
• Integrieren Sie Feedback-Schleifen in den Plan, um sicherzustellen, dass die Stakeholder die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und Rückmeldungen zu geben.

1. Tage 15-21: Umsetzung der Kommunikation

• Beginnen Sie mit der Verteilung der Informationen an die Stakeholder gemäss Ihrem Plan.
• Nutzen Sie die bevorzugten Kanäle der Stakeholder und achten Sie auf eine verständliche Sprache.

1. Tage 22-30: Monitoring und Anpassung

• Sammeln Sie das Feedback der Stakeholder, und analysieren Sie deren Reaktionen auf die Kommunikation.
• Passen Sie Ihre Kommunikationsstrategie bei Bedarf an, um auf neue Erkenntnisse oder sich ändernde Bedürfnisse der Stakeholder einzugehen.

Durch die gezielte und planvolle Kommunikation können Widerstände minimiert und ein erfolgreicher Change-Prozess unterstützt werden.