Governance & Compliance: Auditvorbereitung

Eine gründliche und effiziente Vorbereitung auf ein Audit kann den Unterschied zwischen einem konfliktfreien Prüfungsprozess und unerwarteten Komplikationen ausmachen. Eine solide Planung, das Vermeiden typischer Fehler und eine strukturierte Vorgehensweise sind hierfür essenziell.

Typische Fehler bei der Auditvorbereitung:

1. Unklare Verantwortlichkeiten: Oftmals ist nicht eindeutig festgelegt, wer im Unternehmen für welche Aspekte des Audits zuständig ist. Dies führt zu Verwirrung und ineffizientem Arbeiten. Korrektur: Bestimmen Sie klare Verantwortlichkeiten und kommunizieren Sie diese innerhalb des Teams. Ein Audit-Koordinator sollte ernannt werden, der als zentraler Ansprechpartner agiert und sicherstellt, dass alle notwendigen Informationen und Dokumente bereitstehen.
2. Unvollständige oder veraltete Dokumentation: Eine häufige Schwachstelle in der Auditvorbereitung ist die Bereitstellung unvollständiger oder ungenauer Dokumentationen. Korrektur: Führen Sie eine gründliche Überprüfung aller relevanten Dokumente durch und stellen Sie sicher, dass diese auf dem neuesten Stand sind. Eine Checkliste, die regelmäßig aktualisiert wird, kann hierbei eine wertvolle Hilfe sein.
3. Unzureichende Kommunikation: Mangelnde Kommunikation zwischen den beteiligten Abteilungen kann zu Missverständnissen und Fehlern führen. Korrektur: Etablieren Sie regelmäßige Meetings und Updates, um alle Abteilungen auf dem gleichen Stand zu halten. Dies fördert nicht nur den Informationsfluss, sondern ermöglicht es auch, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage zur Auditvorbereitung:

• Tag 1–5: Durchführung eines Kick-off-Meetings mit allen beteiligten Parteien. Festlegung der Auditziele und -umfang sowie Zuteilung von Verantwortlichkeiten. Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller benötigten Dokumente und Informationen.
• Tag 6–10: Sammeln und Überprüfen der geforderten Dokumentationen und Informationen. Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen aktuell und umfassend sind. Führen Sie eine Vorprüfung mit internen Audits durch, um Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren.
• Tag 11–20: Regelmäßige Meetings zur Überwachung des Fortschritts. Klären Sie offene Fragen und beheben Sie erkannte Mängel oder Lücken. Überprüfen Sie die Kommunikationswege und sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten informiert sind.
• Tag 21–25: Durchführung einer abschliessenden Überprüfung der Dokumentationen. Simulieren Sie das Audit durch Rollenspiele oder praktische Übungen, um das Team auf den eigentlichen Tag vorzubereiten.
• Tag 26–30: Letzte Feinabstimmungen und Vorbereitung aller benötigten Materialien und Räumlichkeiten. Stellen Sie sicher, dass alle technischen Hilfsmittel funktionsfähig sind und dass alle Beteiligten über den Ablauf informiert sind.

Mit einem strukturierten Plan und der konsequenten Umsetzung dieser Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass sie auf das Audit vorbereitet sind und mögliche Risiken minimieren. Effektive Auditvorbereitung ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch eine Möglichkeit, interne Prozesse zu verfeinern und zu optimieren.