Governance & Compliance: Richtlinienmanagement und Schulung

Effektives Richtlinienmanagement und Schulung im KMU

Ein strukturiertes Richtlinienmanagement sowie gezielte Schulungen sind essenziell für die Sicherstellung von Governance und Compliance in einem Unternehmen. Sie legen den Grundstein für rechtssicheres Handeln und minimieren das Risiko von Verstössen gegen interne und externe Vorschriften. Die Implementierung eines klaren Prozesses für das Erstellen, Aktualisieren und Kommunizieren von Richtlinien kann KMU dabei unterstützen, ein hohes Mass an Compliance zu gewährleisten.

Typische Fehler im Richtlinienmanagement

Ein erster, häufig begangener Fehler ist die Erstellung von Richtlinien ohne eindeutige Verantwortlichkeiten. In einigen Unternehmen werden Richtlinien erstellt, ohne dass klar ist, welche Abteilung oder welche Person für deren Einhaltung und Aktualisierung verantwortlich ist. Diese Unklarheit führt oft zu veralteten oder nicht angewendeten Richtlinien. Die Lösung liegt in einer genauen Zuweisung von Rollen und Zuständigkeiten: jede Richtlinie sollte einen Verantwortlichen haben, der regelmässige Überprüfungen und Updates durchführt.

Ein zweiter Fehler besteht in der mangelnden Kommunikation von Richtlinien. Oftmals werden neue Richtlinien lediglich ins Intranet gestellt oder per E-Mail verteilt, ohne sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden diese wirklich verstanden haben. Dies kann durch interaktive Schulungen und Trainingssesssionen behoben werden. Durch den Einsatz von Feedback-Schleifen kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden nicht nur über die Richtlinien informiert sind, sondern diese auch verstehen und umsetzen können.

Ein dritter typischer Fehler ist die fehlende Evaluation der Schulungseffektivität. Schulungen werden durchgeführt, aber deren Erfolg wird nicht gemessen. Eine Evaluation der Schulung durch Nachtests oder Befragungen der Teilnehmenden kann aufzeigen, ob und in welchem Ausmass die Richtlinien in den Arbeitsalltag integriert wurden.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Tag 1–7: Bestandsaufnahme und Verantwortlichkeiten festlegen

Beginnen Sie mit einer detaillierten Prüfung aller bestehenden Richtlinien. Erstellen Sie ein Verzeichnis und benennen Sie für jede Richtlinie einen Verantwortlichen. Diese Person sollte über ausreichendes Fachwissen und Entscheidungsbefugnis verfügen.

1. Tag 8–14: Kommunikationsstrategie entwickeln

Entwickeln Sie eine klare Strategie zur Kommunikation der Richtlinien. Erwägen Sie die Einführung interaktiver Workshops oder Online-Schulungen, die Mitarbeitende zur aktiven Teilnahme und zum Verständnis anregen. Erarbeiten Sie ein System zur Rückmeldung, das die Fragen und Anmerkungen der Mitarbeitenden aufnimmt.

1. Tag 15–21: Schulungsmassnahmen umsetzen

Starten Sie die Schulungsoffensive. Nutzen Sie unterschiedliche Kanäle wie E-Learning-Module, Präsenzveranstaltungen oder Webinare, um die Inhalte zu vermitteln. Stellen Sie sicher, dass alle Ebenen Ihres Unternehmens einbezogen werden und achten Sie auf eine zielgruppengerechte Ansprache.

1. Tag 22–30: Evaluation und Anpassung

Führen Sie Evaluationen der Schulungen durch: Nutzen Sie Umfragen, Tests oder direkte Gespräche, um Feedback zu sammeln und die Effektivität der Schulungen zu bewerten. Identifizieren Sie Bereiche zur Verbesserung und passen Sie die Schulungskonzepte entsprechend an. Wiederholen Sie den Evaluationszyklus regelmässig, um kontinuierliche Verbesserungen sicherzustellen.

Durch die Beachtung dieser Schritte kann ein KMU seine Governance- und Compliance-Prozesse signifikant stärken und damit die Grundlage für ein rechtssicheres und effizientes Arbeitsumfeld schaffen.