Hindernisse im Geschäftsprozess effizient beseitigen

Engpässe erkennen und beheben: Eine Schlüsselkompetenz für KMU

Engpässe in Geschäftsprozessen können in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) kostspielige Verzögerungen und Ineffizienzen verursachen. Die Fähigkeit, diese Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu beheben, ist daher essenziell für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens. In diesem Artikel werden wir typische Fehler beleuchten, die bei der Erkennung und Behebung von Engpässen auftreten, und konkrete Korrekturmassnahmen sowie eine Handlungsanleitung für die nächsten 14 bis 30 Tage aufzeigen.

Typische Fehler bei der Engpassanalyse

1. Unzureichende Datenbasis: Oftmals wird die Erfassung relevanter Leistungskennzahlen vernachlässigt oder es werden nur unregelmässig Daten gesammelt. Ohne eine solide Datenbasis ist es schwierig, fundierte Entscheidungen zu treffen und echte Engpässe zu identifizieren.

Korrektur: Etablieren Sie ein systematisches Monitoring, das regelmässig und automatisiert Daten erhebt. Nutzen Sie moderne Softwarelösungen, die Ihnen helfen, relevante Kennzahlen in Echtzeit zu verfolgen.

1. Silo-Denken: Mitarbeiter analysieren oft nur die Prozesse innerhalb ihrer Abteilung, ohne das Gesamtbild des Unternehmens zu berücksichtigen. Dies kann dazu führen, dass Engpässe, die ausserhalb der eigenen Abteilung liegen, übersehen werden.

Korrektur: Fördern Sie eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und schaffen Sie ein Verständnis für den Gesamtprozess. Regelmässige Meetings mit Vertretern aller betroffenen Abteilungen können helfen, die Ursachen von Engpässen holistisch zu beleuchten.

1. Reaktiv statt proaktiv: Viele Betriebe reagieren auf Engpässe erst dann, wenn sie bereits zu erheblichen Problemen geführt haben, anstatt bereits im Vorfeld potenzielle Störungen zu erkennen und abzustellen.

Korrektur: Implementieren Sie präventive Massnahmen und Frühwarnsysteme, die es ermöglichen, Engpässe bereits in der Entstehung zu erkennen. Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeiter für potenzielle Engpässe sind ebenfalls ratsam.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Phase 1 – Analyse (1–7 Tage): Beginnen Sie mit einer umfassenden Ist-Analyse Ihrer Prozesse. Identifizieren Sie Schlüsselkennzahlen, die zur Erkennung von Engpässen relevant sind. Nutzen Sie die ersten Tage, um mit relevanten Stakeholdern aus verschiedenen Abteilungen Interviews zu führen und deren Sichtweise zu dokumentieren.
2. Phase 2 – Identifikation und Priorisierung (8–14 Tage): Basierend auf den gesammelten Daten und Rückmeldungen erstellen Sie eine Liste potenzieller Engpässe. Führen Sie eine Bewertung durch, um zu entscheiden, welche Engpässe den grössten Einfluss auf Ihre Prozesse haben. Beginnen Sie, diese priorisiert zu betrachten.
3. Phase 3 – Massnahmenableitung und Implementierung (15–30 Tage): Entwickeln Sie konkrete Massnahmen zur Engpassbehebung. Dies könnte die Prozessumstellung, zusätzlichen Ressourceneinsatz oder die Restrukturierung organisatorischer Abläufe umfassen. Setzen Sie die Massnahmen um und messen Sie deren Effektivität regelmässig.

Insgesamt sollte der Fokus darauf liegen, nicht nur akute Engpässe zu beheben, sondern auch eine Unternehmenskultur des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu etablieren. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auch langfristig effizient und wettbewerbsfähig bleibt.