IT-gestützte Prozessdokumentation: Versionierung digital verwalten

Effiziente Versionierung bei der digital verwalteten Prozessdokumentation

Die Versionierung digitaler Prozessdokumentationen ist eine grundlegende Voraussetzung, um die Nachvollziehbarkeit und Konsistenz von Informationen sicherzustellen. Mit zunehmender Dokumentenmenge und Komplexität der Prozesse kann es jedoch leicht zu unübersichtlichen Versionen führen. Eine effektive Versionierung vermeidet Verwirrung und fördert die effiziente Zusammenarbeit im Unternehmen.

Typische Fehler bei der Versionierung

1. Unzureichende Benennungskonventionen: Ein häufiges Problem ist das Fehlen klarer Benennungskonventionen für Dokumentenversionen. Ohne ein systematisches Benennungsschema kann es zu Verwirrung darüber kommen, welche Version aktuell oder final ist.

Lösung: Implementieren Sie ein einheitliches Benennungskonzept, das Elemente wie Datum, Versionenummern und Autorennamen umfasst. Ein Beispiel könnte "Prozessname_V1.0_Datumsangabe" lauten. Diese Struktur hilft allen Beteiligten, die Chronologie und den Fortschritt der Dokumente einfach nachzuvollziehen.

1. Fehlende Kontrolle über den Versionsfluss: Wenn nicht klar definiert ist, wer Dokumente bearbeitet und versieht, kann es zu unautorisierten Änderungen und Versionsüberschneidungen kommen.

Lösung: Nutzen Sie ein zentrales Dokumentenmanagementsystem mit klar definierten Zugriffsrechten. Bestimmen Sie Verantwortliche für die Freigabe neuer Versionen und etablieren Sie entsprechende Workflows zur Überprüfung und Genehmigung von Änderungen.

1. Nicht erfasste Änderungen: Änderungen werden manchmal nicht richtig dokumentiert oder rückverfolgt, was zu Informationsverlust und inkonsistenten Abläufen führen kann.

Lösung: Setzen Sie ein Änderungsprotokoll ein, das jede Modifikation automatisch erfasst und dokumentiert. Dies kann durch ein integriertes Änderungsmanagement innerhalb der Software unterstützt werden, die bei jeder gespeicherten Änderung automatisch ein Protokoll erstellt.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Analyse der aktuellen Versionierungsmethoden: Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme der gegenwärtigen Versionierungspraxis. Identifizieren Sie Schwachstellen in bestehenden Systemen und Prozessen. Dies sollte innerhalb der ersten Woche erledigt werden.
2. Einführung von Benennungskonventionen: Entwickeln und implementieren Sie ein einheitliches Benennungsschema für die Dokumente. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden für die neuen Abläufe und bieten Sie Schulungen an, um die Akzeptanz und die korrekte Nutzung zu fördern.
3. Integration eines Dokumentenmanagementsystems (DMS): Falls noch nicht vorhanden, wählen Sie innerhalb von zwei Wochen ein DMS, das Versionierung und Zugangskontrollen unterstützt. Testen Sie das gewählte System und implementieren Sie es schrittweise, um eventuelle Anpassungen vorzunehmen.
4. Einrichtung eines Änderungsprotokolls: Erstellen Sie ein Protokollierungssystem für Änderungen. Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten verstehen, wie Änderungen erfasst werden, und prüfen Sie regelmässig deren Einhaltung.
5. Regelmässige Überprüfung der Systeme: Führen Sie am Ende des Implementierungszeitraums eine Evaluationssitzung durch. Sammeln Sie Feedback und passen Sie die Prozesse an die aktuellen Erfordernisse und das Feedback der Nutzer an.

Durch gezielte Massnahmen und eine systematische Herangehensweise können KMUs die Herausforderungen bei der Versionierung von Prozessdokumentationen souverän meistern und so die Effizienz und Transparenz ihrer Geschäftsabläufe erhöhen.