Kanäle im Change Management effektiv nutzen

Im Rahmen der Change Kommunikation ist die kluge Auswahl der Kanäle entscheidend für den Erfolg des Veränderungsprozesses. Es geht darum, die richtigen Botschaften an die richtigen Empfänger zur richtigen Zeit zu übermitteln. Eine systematische Auswahl und Nutzung der Kommunikationskanäle kann den Unterschied zwischen einem reibungslosen Übergang und einem gescheiterten Projekt ausmachen.

Typische Fehler in der Kanalauswahl

Ein häufig auftretender Fehler in Unternehmen ist die ausschliessliche Fokussierung auf einen einzigen Kommunikationskanal. Dies führt oft dazu, dass wichtige Informationen nicht alle Mitarbeiter erreichen. Eine ausschliessliche Nutzung von E-Mails beispielsweise berücksichtigt nicht jene Mitarbeiter, die im Berufsalltag weniger Zeit am Computer verbringen. Dieser Fehler kann vermieden werden, indem eine Mischung aus digitalen und persönlichen Kanälen gewählt wird. Beispielsweise können E-Mails durch Briefings oder Meetings ergänzt werden.

Ein weiterer Fehler besteht darin, die Besonderheiten der Zielgruppen zu ignorieren. Oft werden alle Mitarbeiter über denselben Kanal angesprochen, ohne deren individuelle Bedürfnisse oder Kommunikationsgewohnheiten zu berücksichtigen. Dies kann dazu führen, dass Missverständnisse entstehen oder wichtige Details nicht wahrgenommen werden. Als Korrekturmassnahme sollten die Zielgruppen analysiert und die Kanäle bewusst auf deren Präferenzen zugeschnitten werden.

Zudem wird oft versäumt, Feedback-Schleifen zu etablieren. Kommunikation wird als Einbahnstrasse betrieben, was das Engagement und die Akzeptanz der Mitarbeiter minimiert. Eine Korrektur besteht darin, interaktive Plattformen oder Foren zu schaffen, auf denen Mitarbeiter Fragen stellen und Anmerkungen machen können. Dies sorgt nicht nur für eine höhere Beteiligung, sondern zeigt auch die Wertschätzung seitens des Managements für die Meinungen der Mitarbeiter.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

In den ersten 14 Tagen sollte eine Bestandsaufnahme der bisher genutzten Kommunikationskanäle erfolgen. Analysieren Sie die Effektivität dieser Kanäle in vergangenen Projekten und bestimmen Sie die Bedürfnisse der verschiedenen Zielgruppen innerhalb der Organisation. Durchführung von kurzen Umfragen oder Fokusgruppen kann hierbei wertvolle Erkenntnisse liefern.

In den darauffolgenden 7 Tagen sollte basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen ein Kommunikationsplan erstellt werden, der einen Mix aus verschiedenen Kanälen (E-Mail, persönliche Meetings, Intranet, etc.) enthält. Achten Sie darauf, dass wichtige Informationen mehrfach und über unterschiedliche Kanäle verbreitet werden, um die Reichweite zu erhöhen.

In den letzten 7 bis 9 Tagen sollten Sie den Plan in der Praxis testen und erste Feedback-Runden einbauen. Sammeln Sie Rückmeldungen, um eventuell notwendige Anpassungen vorzunehmen. Dieses kontinuierliche Überprüfen und Anpassen sollte integraler Bestandteil der Change Kommunikation bleiben. Durch die Anwendung dieser systematischen Herangehensweise kann die Wirkung der Kommunikation erheblich gesteigert und der Veränderungsprozess effektiv vorangetrieben werden.