Kennzahlen effektiv in Prozessen einsetzen

Im Bereich der Prozessoptimierung sind Kennzahlen unverzichtbare Werkzeuge, um Abläufe zu überwachen und effizienter zu gestalten. Sie bieten eine quantitative Grundlage, um den Fortschritt zu messen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Doch der Nutzen von Kennzahlen hängt entscheidend davon ab, wie sie eingesetzt werden.

Typische Fehler im Umgang mit Kennzahlen

Ein häufiger Fehler besteht darin, zu viele Kennzahlen gleichzeitig zu verfolgen. Dies kann zur Überforderung führen und den Blick für das Wesentliche trüben. Statt sich auf eine unvernünftige Anzahl von Indikatoren zu stützen, sollten Unternehmen eine Auswahl treffen, die spezifisch auf ihre Ziele und Herausforderungen abgestimmt ist.

Ein weiterer Fehler ist die Unklarheit bei der Definition von Kennzahlen. Ohne eine eindeutige Definition fehlt es an Konsistenz in der Datenerhebung und -analyse. Beispielsweise sollte klar sein, ob eine Kennzahl wöchentlich, monatlich oder jährlich erfasst wird, und welche Datenquellen genutzt werden.

Der dritte Fehler liegt häufig in der unzureichenden Kommunikation der Bedeutung von Kennzahlen innerhalb des Unternehmens. Mitarbeiter sollen wissen, warum eine Kennzahl verfolgt wird und wie sie zu den Unternehmenszielen beiträgt. Fehlendes Verständnis kann zu Desinteresse und Missinterpretationen führen.

Korrektur dieser Fehler

Um die Übersichtlichkeit zu bewahren, sollten Unternehmen ihre Kennzahlen auf eine Handvoll konzentrieren, die direkt mit den strategischen Zielen verbunden sind. Ein klar strukturierter Kennzahlenbericht kann helfen, den Fokus nicht zu verlieren und gleichzeitig Transparenz zu gewährleisten.

Für die klare Definition von Kennzahlen sollte eine detaillierte Dokumentation erstellt werden, in der die Berechnung, der Zweck und die Periodizität jeder Kennzahl festgehalten sind. Regelmässige Schulungen können sicherstellen, dass alle Beteiligten dieselbe Basis verstehen und nutzen.

Bei der Kommunikation ist es entscheidend, dass Führungskräfte regelmässig erklären, wie jede Kennzahl zum Erreichen der Unternehmensziele beiträgt. Visuelle Hilfsmittel wie Dashboards und Grafiken können dabei unterstützen, komplexe Informationen verständlich zu präsentieren.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Woche 1–2: Auswahl und Überprüfung

• Identifizieren Sie die wichtigsten Geschäftsziele und die entsprechenden Erfolgsfaktoren.
• Wählen Sie 3–5 Schlüsselleistungskennzahlen (KPIs) aus, die diesen Zielen direkt zugeordnet sind.
• Überprüfen Sie die aktuelle Datenerhebung und -verarbeitung, um sicherzustellen, dass diese Kennzahlen korrekt und zuverlässig erfasst werden.

1. Woche 3: Dokumentation und Kommunikation

• Erstellen Sie eine präzise Dokumentation für jede ausgewählte Kennzahl.
• Entwickeln Sie ein Kommunikationskonzept, um die Bedeutung und den Nutzen der Kennzahlen im Team zu vermitteln.

1. Woche 4: Implementierung und Überprüfung

• Führen Sie die definierten Kennzahlen in Ihre regelmässigen Besprechungen und Entscheidungsprozesse ein.
• Evaluieren Sie nach einem Monat die Effektivität des neuen Ansatzes und passen Sie bei Bedarf die Kennzahlen oder Prozesse an.

Diese strukturierte Herangehensweise wird Unternehmen dabei unterstützen, die Lücke zwischen abstrakten Kennzahlen und konkreter Prozessoptimierung erfolgreich zu schliessen.