KI-Copilots: Neuer Schwung für moderne Arbeitswelten

Künstliche Intelligenz und Copilots: Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Die Implementierung von Copilots, angetrieben durch Künstliche Intelligenz, verspricht eine deutliche Effizienzsteigerung in vielen Geschäftsbereichen. Solche Systeme unterstützen bei alltäglichen Aufgaben, indem sie repetitive Prozesse automatisieren und Mitarbeitende entlasten. Dabei ist die Kernaussage: Ein durchdacht eingesetzter KI-Copilot kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Qualität der Arbeit durch standardisierte Prozesse erhöhen.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufig auftretender Fehler bei der Einführung von Copilot-Systemen ist die fehlende Schulung der Mitarbeitenden. Oft wird angenommen, dass diese intuitiv mit der neuen Technologie umgehen können. Dies führt dazu, dass die Mitarbeitenden entweder die Möglichkeiten der Systeme nicht ausschöpfen oder gar Widerstand gegen die Nutzung zeigen. Um diese Herausforderung zu bewältigen, ist es entscheidend, umfassende Schulungen anzubieten, die auf den spezifischen Einsatz zugeschnitten sind.

Ein weiterer Fehler ist die unzureichende Integration der Systeme in bestehende Prozesse. Ein Copilot, der nicht nahtlos mit den bestehenden IT-Strukturen harmoniert, kann die Effizienz genauso behindern, wie er sie fördern soll. Die Lösung hierfür besteht in einer gründlichen Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse und IT-Systeme und in der engen Zusammenarbeit mit den Entwicklern des Copilot-Systems, um eine massgeschneiderte Integration zu gewährleisten.

Schliesslich wird oft der Fehler gemacht, den menschlichen Faktor zu vernachlässigen. Die Mitarbeitenden sollten nicht das Gefühl haben, durch die Technik ersetzt zu werden. Hier ist eine offene Kommunikation entscheidend, die den Nutzen der Technologie klar vermittelt und die Mitarbeitenden in den Einführungsprozess einbezieht.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Bedarfsanalyse durchführen: In den ersten sieben Tagen sollte eine Bestandsaufnahme der Aufgaben und Prozesse erfolgen, die von der Einführung eines Copilot-Systems profitieren könnten.
2. Systemauswahl und Pilotphase: In der zweiten Woche gilt es, geeignete Copilot-Anwendungen zu identifizieren und in einer kleinen Pilotphase zu testen. Dies sollte in einem überschaubaren Bereich geschehen, um die Nutzung und Anpassung zu evaluieren.
3. Schulung und Integration: Im Laufe der dritten Woche sollten detaillierte Schulungsmaterialien entwickelt und die Mitarbeitenden entsprechend geschult werden. Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass der Copilot ohne Reibungsverluste in bestehende Systeme integriert wird.
4. Feedback einholen und anpassen: In den letzten Tagen des Monats ist es sinnvoll, Feedback von den Nutzern des Systems einzuholen und auf Basis dieser Rückmeldungen Anpassungen vorzunehmen, um die Nutzungserfahrung und den Mehrwert kontinuierlich zu verbessern.

Durch einen strategischen Ansatz und das Vermeiden häufiger Fehler kann der Einsatz von Copilots innerhalb eines überschaubaren Zeitrahmens signifikante Verbesserungen in der Arbeitsweise eines KMUs bewirken.