KI-Taskbots für effiziente Prozessautomatisierung

Künstliche Intelligenz (KI) und insbesondere Taskbots bieten Unternehmen eine strukturierte Möglichkeit, repetitive Aufgaben automatisiert auszuführen. Der Einsatz solcher Taskbots kann nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Mitarbeiter entlasten, indem sie sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können. Dennoch treten bei der Implementierung und Nutzung von KI-Taskbots immer wieder typische Fehler auf, die es zu vermeiden gilt, um das volle Potenzial dieser Technologie auszuschöpfen.

Fehler bei der Implementierung

Ein häufig vorkommender Fehler besteht darin, zu schnell zu viele Prozesse automatisieren zu wollen. Oftmals versuchen Unternehmen, möglichst viele Aufgaben gleichzeitig mit Taskbots zu automatisieren, ohne zuvor eine fundierte Analyse der Abläufe durchzuführen. Dieses Vorgehen führt häufig zu einer Überforderung der Systeme und der Personen, die diese betreuen. Optimal ist es, zuerst einfache und klar abgegrenzte Aufgaben zu automatisieren, die keinen hohen Interpretationsspielraum lassen. So kann die Funktionalität und Effizienz der Taskbots schrittweise erprobt und optimiert werden.

Ein weiterer Fehler besteht in der unzureichenden Einbindung der Mitarbeitenden in die Einführung von KI-Taskbots. Wenn Angestellte nicht über die Funktionsweise und Vorteile der Technologie informiert sind, kann dies zu Misstrauen und Ablehnung führen. Die aktive Beteiligung der Mitarbeitenden sowie Schulungen sind daher essenziell, um Akzeptanz und effiziente Anwendung zu gewährleisten.

Schliesslich unterschätzen viele Unternehmen die Bedeutung der kontinuierlichen Überwachung und Anpassung des Automatismus. Auch KI muss überwacht und bei Bedarf justiert werden, da sich die Anforderungen und Rahmenbedingungen im Laufe der Zeit ändern. Allein der initiale Set-up reicht nicht aus, um langfristig von den Vorteilen der Automatisierung zu profitieren.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

In den ersten 14 Tagen sollte der Fokus darauf liegen, sich einen umfassenden Überblick über die Geschäftsprozesse zu verschaffen und diese im Hinblick auf ihre Eignung für die Automatisierung zu bewerten. Dabei sollten zunächst solche Prozesse ausgewählt werden, die repetitive, zeitintensive Aufgaben beinhalten und möglichst geringe Variabilität aufweisen.

Parallel dazu sollte eine Informationskampagne innerhalb des Unternehmens gestartet werden. Dazu könnten Informationsveranstaltungen, Workshops oder Informationsblätter zählen, die die Mitarbeitenden über die anstehende Einführung der KI-Taskbots, deren Vorteile und den geplanten Ablauf aufklären.

Im weiteren Verlauf, also innerhalb von 30 Tagen, sollten Pilotprojekte gestartet werden, um erste Prozesse mit Hilfe von Taskbots zu automatisieren. Dies bietet die Möglichkeit, erste Erfahrungen zu sammeln, Anpassungen vorzunehmen und eventuell auftretende Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu korrigieren. Eine regelmässige Evaluation der Ergebnisse und das Sammeln von Feedback der Mitarbeitenden sind dabei unerlässlich, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu gewährleisten und die Akzeptanz im Unternehmen zu steigern.

Indem diese Schritte verfolgt werden, können Schweizer KMUs sicherstellen, dass die Implementierung von KI-Taskbots systematisch und nachhaltig erfolgt, wodurch langfristige Effizienzvorteile realisiert werden können.