KMU effizient steuern durch IT-Governance

Einführung von IT-Governance in KMU: Strukturierte Steuerung für bessere Ergebnisse

Die Einführung von IT-Governance in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist eine wesentliche Massnahme, um die IT-Ressourcen effektiv zu verwalten und das Unternehmen zielgerichtet zu steuern. IT-Governance bietet einen strukturierten Rahmen, um die IT in Einklang mit den Geschäftsstrategien zu bringen und deren Wertschöpfungspotential voll auszuschöpfen.

Typische Fehler bei der Einführung

1. Fehlende Einbindung der Geschäftsführung

Oftmals wird die IT-Governance als reine IT-Angelegenheit betrachtet und die Geschäftsführung wird nicht ausreichend in den Prozess eingebunden. Ein solcher Ansatz kann dazu führen, dass die IT-Strategie und die Geschäftsziele nicht aufeinander abgestimmt sind. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Geschäftsleitung fest in die Governance-Struktur eingebunden ist und die strategische Ausrichtung vorgibt.

1. Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten

Ein weiterer häufiger Fehler ist die Unklarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der IT-Governance. Ohne klar definierte Zuständigkeiten fehlt es an Verantwortlichkeit, was die Entscheidungsfindung verlangsamt und die Effizienz beeinträchtigt. Das Klarstellen der Rollenverteilung und das Anpassen der bestehenden Struktur an die Governance-Anforderungen sind essenziell für den Erfolg.

1. Vernachlässigung der Schulung und Kommunikation

IT-Governance-Prozesse können nicht ohne die ausreichende Schulung der Beteiligten und eine durchdachte Kommunikationsstrategie etabliert werden. Mangelndes Verständnis der Governance-Prinzipien kann Widerstand und Fehlanwendungen hervorrufen. Unternehmen sollten in regelmässige Schulungen und Workshops investieren, um ein umfassendes Verständnis und die Unterstützung der Mitarbeitenden sicherzustellen.

Handlungsanleitung für die ersten 14–30 Tage

Phase 1: Analyse und Planung (Tag 1–7)

• Führen Sie eine Bestandsaufnahme der aktuellen IT-Strategie und -Strukturen durch.
• Identifizieren Sie die wichtigsten Interessenvertreter und holen Sie deren Input zur Ausrichtung der IT-Governance ein.
• Entwerfen Sie vorläufige Governance-Richtlinien, die die strategische Vision und die Geschäftsziele des Unternehmens widerspiegeln.

Phase 2: Festlegung der Struktur (Tag 8–14)

• Definieren Sie die organisatorische Struktur und die Rollen innerhalb der IT-Governance, inklusive der Einbindung der Geschäftsführung.
• Entwickeln Sie klare Kommunikations- und Berichtswege zwischen IT, Management und anderen Abteilungen.

Phase 3: Schulung und Bewusstseinsförderung (Tag 15–21)

• Planen und führen Sie Schulungen für alle betroffenen Mitarbeitenden durch, um Verständnis und Engagement für die Governance aufzubauen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die neuen Prozesse und ihre Bedeutung für das Unternehmen verstehen.

Phase 4: Implementierung und laufende Verbesserung (Tag 22–30)

• Beginnen Sie mit der Implementierung der Governance-Massnahmen.
• Richten Sie ein System zur Überwachung der Effektivität der IT-Governance-Prozesse ein, und holen Sie laufend Feedback ein, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

Indem KMU diese Schritte befolgen, können sie eine effektive IT-Governance-Struktur etablieren, die nicht nur die IT-Leistung verbessert, sondern auch einen wesentlichen Beitrag zur Erreichung der übergeordneten Unternehmensziele leistet.