Kommunikationsplanung im Change Management

Ein solider Kommunikationsplan ist ein zentrales Element im Change Management und steigert die Erfolgschancen eines Veränderungsprojekts erheblich. Er dient dazu, betroffene Mitarbeiter rechtzeitig zu informieren, deren Fragen zu adressieren und Widerstände abzubauen. Ein solcher Plan sollte klar strukturiert sein und alle relevanten Stakeholder einbeziehen.

Typische Fehler im Kommunikationsplan

Ein häufig auftretender Fehler ist eine unzureichende Zielgruppenanalyse. Viele Change-Projekte versäumen es, die unterschiedlichen Informationsbedürfnisse und Kommunikationswege der betroffenen Gruppen zu berücksichtigen. Die Korrektur liegt darin, frühzeitig eine detaillierte Analyse durchzuführen, um die speziellen Anforderungen und Bedenken der verschiedenen Stakeholder zu identifizieren.

Ein weiterer Fehler besteht in der fehlenden Kontinuität der Kommunikation. Oft wird zu Beginn des Projekts intensiv kommuniziert, die Intervalle nehmen dann jedoch ab. Dies kann Unsicherheit erzeugen. Ein durchgehender Kommunikationsfluss ist entscheidend. Korrigieren lässt sich dies durch die Planung regelmässiger Updates und die Bereitstellung von Feedback-Kanälen für kontinuierlichen Austausch.

Sieben Schritte zur Erstellung eines Kommunikationsplans

1. Analyse der Ausgangslage: Zunächst ist eine umfassende Analyse der bestehenden Kommunikationswege und -instrumente notwendig. Ermitteln Sie, welche Kanäle bereits effektiv genutzt werden und wo Potenzial zur Verbesserung besteht.
2. Klare Zielsetzung: Definieren Sie präzise, welche Ziele mit der Kommunikation verfolgt werden sollen, z.B. Information, Motivation oder Unterstützung von Veränderungsprozessen.
3. Identifikation der Stakeholder: Bestimmen Sie die Zielgruppen der Kommunikation. Berücksichtigen Sie deren Informationsbedürfnisse und die besten Kommunikationsmittel, um sie zu erreichen.
4. Entwicklung der Kernbotschaften: Formulieren Sie klare, konsistente Botschaften, die den Empfängern den Nutzen der Veränderung verdeutlichen und deren Akzeptanz fördern.
5. Auswahl der Kommunikationskanäle: Entscheiden Sie über die geeigneten Kanäle, beispielsweise Intranet, E-Mail, Meetings oder Workshops, je nach Präferenz und Erreichbarkeit der Zielgruppen.
6. Zeitplan erstellen: Entwickeln Sie einen detaillierten Zeitplan, der alle Kommunikationsaktivitäten umfasst und sicherstellt, dass Informationen rechtzeitig und regelmässig verteilt werden.
7. Feedback-Mechanismen implementieren: Bauen Sie Strukturen auf, um Rückmeldungen der Mitarbeiter einzuholen und darauf reagieren zu können. Diese Informationen sind wertvoll, um die Kommunikation fortlaufend anzupassen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Innerhalb der nächsten zwei Wochen sollten Sie einen Kick-off-Workshop organisieren, um die grundlegenden Informationen allen relevanten Beteiligten zu kommunizieren. Nutzen Sie dieses Meeting, um die ersten Rückmeldungen zu erfassen und den Kommunikationsplan darauf abzustimmen.

Führen Sie während dieser Phase eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der Ziele und Botschaften durch. Achten Sie besonders darauf, dass die gewählten Kommunikationskanäle effizient sind und die Informationen die geplanten Zielgruppen sicher erreichen.

In den darauf folgenden 30 Tagen sollte der Kommunikationsfluss gemäss dem erstellten Plan beginnen. Überwachen Sie die Reaktionen der Mitarbeiter genau und passen Sie den Plan wenn nötig an. Sammeln Sie Feedback durch regelmäßige Befragungen oder informelle Gespräche und beziehen Sie die Erkenntnisse in die weitere Planung ein. Damit legen Sie die Basis für ein erfolgreiches Change Management.