Kommunikationsstrategien im Wandel erfolgreich steuern

Ein solider Kommunikationsplan ist der Schlüssel zu erfolgreichem Change Management. Eine präzise Kommunikation reduziert Unsicherheiten, fördert das Engagement der Mitarbeitenden und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Gerade im dynamischen Umfeld der Schweizer KMU, in dem Veränderungen oft rasch umgesetzt werden müssen, ist ein klar strukturierter Kommunikationsplan unerlässlich.

Kernaussage

Ein durchdachter Kommunikationsplan ist grundlegend, um Veränderungen im Unternehmen effektiv zu steuern und Akzeptanz bei den Mitarbeitenden sicherzustellen. Mit einem strukturierten Ansatz lassen sich Widerstände minimieren und die Umsetzung neuer Prozesse beschleunigen.

Typische Fehler und deren Korrektur

1. Unklare Kommunikationsziele

Häufig mangelt es an klar definierten Zielen für die Kommunikation während eines Veränderungsprozesses. Ohne klare Ziele ist es schwierig, den Erfolg der Kommunikation zu messen und die Mitarbeitenden effektiv zu informieren.
Korrektur: Setzen Sie spezifische, messbare Ziele für Ihre Kommunikation, wie z.B. die Erhöhung des Verständnisses für die Veränderung um einen bestimmten Prozentsatz oder die Reduktion von Missverständnissen.

1. Unregelmässige Kommunikationsfrequenz

Oft werden Informationen nur sporadisch oder unregelmässig weitergegeben, was zu Unsicherheiten und Gerüchten führen kann.
Korrektur: Etablieren Sie einen festen Kommunikationsrhythmus, der die Mitarbeitenden kontinuierlich informiert und sicherstellt, dass sie stets auf dem neuesten Stand sind.

1. Einseitige Kommunikation

In vielen Fällen wird Kommunikation als reine Informationsweitergabe betrachtet, wobei Rückmeldungen der Mitarbeitenden nicht ausreichend berücksichtigt werden.
Korrektur: Führen Sie einen Dialog ein, indem Sie Kanäle für Feedback schaffen und den Austausch zwischen allen Ebenen des Unternehmens fördern.

Kommunikationsplan in 7 Schritten

1. Zielsetzung und Analyse

Definieren Sie klare Kommunikationsziele und analysieren Sie die Bedürfnisse und Erwartungen der Zielgruppen.

1. Botschaft formulieren

Entwickeln Sie klare, prägnante Botschaften, die den Kern der Veränderung verständlich und nachvollziehbar vermitteln.

1. Zielgruppe segmentieren

Identifizieren Sie die verschiedenen Zielgruppen innerhalb des Unternehmens und passen Sie die Kommunikationsinhalte entsprechend an.

1. Kommunikationskanäle wählen

Wählen Sie geeignete Kanäle (z.B. Meetings, E-Mails, Intranet), die zu den Bedürfnissen und Vorlieben der Zielgruppen passen.

1. Zeitplan erstellen

Entwickeln Sie einen detaillierten Zeitplan für die einzelnen Kommunikationsmassnahmen, um regelmässige Informationsweitergabe sicherzustellen.

1. Verantwortlichkeiten klären

Bestimmen Sie, wer für die Umsetzung der einzelnen Kommunikationsmassnahmen verantwortlich ist und stellen Sie sicher, dass diese Personen über die notwendigen Ressourcen verfügen.

1. Erfolgskontrolle und Anpassung

Überwachen Sie den Erfolg der Kommunikationsmassnahmen und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, basierend auf dem Feedback der Mitarbeitenden.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Tag 1–7:

• Durchführung einer Bedarfsanalyse bei relevanten Zielgruppen und Definition spezifischer Kommunikationsziele.

Tag 8–14:

• Entwicklung und Abstimmung der Hauptbotschaften; Auswahl geeigneter Kanäle und Erstellen eines Kommunikationszeitplans.

Tag 15–21:

• Start der Kommunikationsmassnahmen gemäss Zeitplan; Einrichtung von Feedback-Kanälen.

Tag 22–30:

• Aufzeichnung und Analyse des Feedbacks; Durchführung von Anpassungen der Kommunikation auf Basis der ersten Rückmeldungen.

Diese strukturierte Vorgehensweise sorgt für Transparenz und fördert das Vertrauen der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess. Ein klarer Kommunikationsplan schafft die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Wandel.