Kostenermittlung in der RPA: Präzision zählt

Der Return on Investment (ROI) ist eine zentrale Kennzahl, um den wirtschaftlichen Nutzen von Automatisierungs- und RPA-Projekten (Robotic Process Automation) zu evaluieren. Eine realistische Einschätzung des ROI ermöglicht es KMU, fundierte Entscheidungen über bestehende und zukünftige Automatisierungsinitiativen zu treffen.

Typische Fehler bei der ROI-Berechnung

Ein häufiger Fehler bei der ROI-Berechnung ist die unvollständige Erfassung der Kosten. Unternehmen neigen dazu, ausschliesslich die direkten Implementierungskosten zu berücksichtigen und dabei zusätzliche Ausgaben wie Schulungen, Wartung und mögliche Prozessanpassungen zu unterschätzen. Diese Faktoren sollten in einer umfassenden Kostenkalkulation inkludiert werden, um ein verzerrtes Bild der Wirtschaftlichkeit zu vermeiden.

Ein zweiter Fehler liegt in der unrealistischen Einschätzung der Nutzenpotenziale. Oftmals werden Zeit- und Kostenersparnisse überschätzt, da versteckte Prozessabhängigkeiten oder unvorhergesehene technische Schwierigkeiten nicht ausreichend berücksichtigt werden. Um dies zu verhindern, ist eine gründliche Vorabanalyse notwendig, die sämtliche relevanten Prozessdetails und deren Komplexität in die Kalkulation einbezieht.

Ein dritter Punkt betrifft die exklusive Fokussierung auf kurzfristige Gewinne. Automatisierungsprojekte werden oft primär unter dem Aspekt schneller Erfolgsstorys umgesetzt. Langfristige Effekte wie Prozesssicherheit, Qualitätssteigerung und organisatorisches Lernen sollten jedoch ebenfalls gewichtet werden, um den vollen Nutzen von RPA zu erkennen.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

1. Bestandsaufnahme und Kostenanalyse (1–2 Wochen): Beginnen Sie mit einer detaillierten Erfassung aller anfallenden Kosten im Rahmen Ihres Automatisierungsprojekts. Beziehen Sie dabei sowohl direkte als auch indirekte Kosten mit ein. Nutzen Sie bestehende Kostenstrukturen aus ähnlichen Projekten als Referenzbasis.
2. Realistische Nutzenabschätzung (1 Woche): Erarbeiten Sie, basierend auf verlässlichen Daten und Prozessanalysen, eine konservative Schätzung der zu erwartenden Vorteile. Konsultieren Sie hierzu Fachleute aus allen beteiligten Bereich für detaillierte Prozesskenntnisse.
3. Entwicklung eines ROI-Modells (1 Woche): Formulieren Sie ein rechnerisch fundiertes ROI-Modell, das sowohl kurz- als auch langfristige Effekte integriert. Legen Sie verschiedene Szenarien mit unterschiedlichen Annahmen an, um die Sensitivität gegenüber variierenden Einflussparametern zu verstehen.
4. Pilot und Modellanpassung (1 Woche): Führen Sie einen kleinen Pilot durch, um Annahmen zu verifizieren und das ROI-Modell zu kalibrieren. Nutzen Sie die Ergebnisse, um Ihre Berechnungen und die strategischen Annahmen zu justieren.

Indem KMU systematisch und präzise vorgehen, vermeiden sie häufige Fehler und schaffen eine solide Basis für die Entscheidungsfindung in Automatisierungsinitiativen.