Krisenmanangement für KMU — Planung & Umsetzung — Business Continuity

Ein klarer und umfassender Krisenplan ist für jedes KMU entscheidend, um im Falle einer unerwarteten Störung handlungsfähig zu bleiben und den Geschäftsbetrieb rasch wieder aufzunehmen. Ein gut durchdachter Krisenplan kann den Unterschied ausmachen zwischen einer schnell überwundenen Krise und einem schwerwiegenden Geschäftsausfall.

Typische Fehler und deren Korrektur

Ein häufiger Fehler bei der Erstellung von Krisenplänen ist die unzureichende Identifizierung potenzieller Krisenszenarien. Viele Unternehmen neigen dazu, ausschliesslich offensichtliche, bekannte Risiken zu betrachten und dabei weniger offensichtliche, jedoch dennoch kritische Risiken zu übersehen. Um dies zu korrigieren, sollten Unternehmen eine umfassende Risikoanalyse durchführen, in welche interne und externe Stakeholder einbezogen werden. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung potenzieller Bedrohungen.

Ein zweiter verbreiteter Fehler ist das Fehlen regelmässiger Aktualisierung und Überprüfung des Krisenplans. Ein Plan, der einmal erstellt und dann nicht mehr angepasst wird, verliert schnell seine Wirksamkeit. Zur Vermeidung dieses Fehlers sollte ein festgelegter Zyklus für die Überprüfung und Aktualisierung des Plans eingeführt werden, idealerweise jährlich oder bei wesentlichen Änderungen im Geschäftsumfeld.

Der dritte gängige Fehler ist die Unkenntnis der Mitarbeitenden. Ein hervorragender Krisenplan ist wenig wert, wenn das Personal nicht über seinen Inhalt Bescheid weiss oder nicht geschult ist, wie im Krisenfall zu verfahren ist. Schulungsmassnahmen und regelmässige Übungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden ihre Rollen und Verantwortlichkeiten im Ernstfall kennen.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

In den ersten Wochen der Erstellung oder Überarbeitung eines Krisenplans sollten spezifische Schritte unternommen werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden:

1. Woche 1–2: Risikoanalyse und Szenarienplanung

• Führen Sie Workshops mit Schlüsselpersonen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens durch, um potenzielle Risiken zu identifizieren.
• Entwickeln Sie eine Liste von realistischerweise möglichen Krisenszenarien, die das Unternehmen betreffen könnten.

1. Woche 2–3: Erstellung des Krisenplans

• Strukturieren Sie den Krisenplan in übersichtlichen Abschnitten, die jeden identifizierten Risikobereich behandeln.
• Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten für alle Mitarbeitenden im Krisenfall.

1. Woche 3–4: Schulung und Kommunikation

• Organisieren Sie initiale Schulungen für alle Mitarbeitenden, in denen die Inhalte des Krisenplans vorgestellt werden.
• Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie, um im Krisenfall rasch alle internen und externen Stakeholder informieren zu können.

1. Ende Woche 4: Test und Feedback

• Führen Sie eine erste Übung durch, um die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens zu überprüfen.
• Sammeln Sie Feedback von den Beteiligten und aktualisieren Sie den Krisenplan entsprechend.

Durch die strukturierte und systematische Erstellung sowie die regelmässige Überprüfung und Anpassung des Krisenplans stellt das Unternehmen sicher, dass es in kritischen Situationen schnell und effektiv reagieren kann. So ist sichergestellt, dass der Geschäftsbetrieb möglichst ungestört fortgeführt werden kann.