Krisenpläne für die Geschäftskontinuität entwickeln

Kernaussage: Ein solider Krisenplan ist entscheidend für die Sicherstellung der Geschäftskontinuität im Falle unvorhergesehener Ereignisse.

Krisenbewältigung ist für Unternehmen jeder Grösse eine Herausforderung. Die Erstellung eines Krisenplans ist ein wesentlicher Bestandteil der Vorbereitung, um den Betrieb auch in Notlagen aufrechterhalten zu können. Nachfolgend werden typische Fehler bei der Erstellung solcher Pläne beleuchtet und praktische Korrekturen sowie eine Handlungsanleitung für die ersten Wochen aufgezeigt.

Typische Fehler bei der Erstellung von Krisenplänen

1. Unzureichende Risikobewertung

Viele Unternehmen beginnen mit der Ausarbeitung eines Krisenplans, ohne zunächst eine umfassende Risikobewertung durchzuführen. Dies kann dazu führen, dass wesentliche Bedrohungen übersehen werden. Ein wirksamer Krisenplan muss auf einer klaren Analyse der potenziellen Risiken basieren, die spezifisch für das Unternehmen sind.

Korrektur: Führen Sie eine gründliche Risikoanalyse durch, die alle Aspekte des Unternehmens einbezieht, von der IT-Infrastruktur bis hin zur Abhängigkeit von Zulieferern. Berücksichtigen Sie sowohl interne als auch externe Bedrohungen, um ein umfassendes Risikoprofil zu entwickeln.

1. Mangelnde Dokumentation und Aktualisierung

Ein weiterer häufiger Fehler ist die Erstellung eines Krisenplans, der nicht regelmässig aktualisiert wird. Dokumente, die nicht auf dem neuesten Stand sind, verlieren an Relevanz und Nutzen im Krisenfall.

Korrektur: Etablieren Sie einen festen Zeitplan für die regelmässige Überprüfung und Aktualisierung des Krisenplans. Dies sollte mindestens einmal jährlich erfolgen oder bei wesentlichen betrieblichen Veränderungen.

1. Unzureichende Schulung und Kommunikation

Selbst der bestausgearbeitete Krisenplan ist wertlos, wenn die Mitarbeitenden nicht darüber informiert sind oder nicht damit umgehen können. Viele Unternehmen versäumen es, Schulungen und Kommunikationen bezüglich des Krisenmanagements aufrechtzuerhalten.

Korrektur: Implementieren Sie regelmässige Schulungsprogramme für alle Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass sie ihre Rollen innerhalb des Krisenplans verstehen. Eine klare Kommunikationsstrategie ist ebenfalls entscheidend, damit im Notfall jederzeit Klarheit über die Verantwortlichkeiten herrscht.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

In den ersten Wochen der Erstellung oder Überarbeitung eines Krisenplans sollten die Unternehmen folgende Schritte unternehmen:

• Tag 1–7: Risikoanalyse und Planung

Beginnen Sie mit einer umfassenden Risikoanalyse, um die grössten Bedrohungen und Schwachstellen im Unternehmen zu identifizieren. Nutzen Sie Workshops und Experteninterviews, um Informationen zu sammeln. Basierend auf diesen Erkenntnissen, erstellen Sie einen ersten Entwurf des Krisenplans.

• Tag 8–14: Planentwicklung und Kommunikation

Entwickeln Sie den Krisenplan weiter und integrieren Sie die gesammelten Informationen in den Entwurf. Stellen Sie sicher, dass jede Abteilung eingebunden und die Planinhalte klar verständlich sind. Starten Sie zudem die Kommunikation mit den wichtigsten Stakeholdern.

• Tag 15–21: Schulung und Simulationen

Planen Sie Schulungen für die relevanten Mitarbeitenden und führen Sie erste Simulationsübungen durch. Diese Übungen sollen sicherstellen, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben im Ernstfall kennen und umsetzen können. Nutzen Sie die Ergebnisse dieser Simulationen zur Feinabstimmung des Plans.

• Tag 22–30: Überprüfung und Finalisierung

Überprüfen Sie den gesamten Plan mit allen Beteiligten und holen Sie Feedback ein. Finalisieren Sie den Plan basierend auf den Rückmeldungen und beginnen Sie mit der Vorbereitung eines Rollout-Plans für die Implementierung und Aktualisierung.

Die systematische und gründliche Erstellung sowie Wartung eines Krisenplans kann den Unterschied zwischen Unterbrechung und Resilienz im Geschäftsbetrieb bedeuten. Unternehmen sollten dies als einen fortlaufenden Prozess verstehen, der ständige Aufmerksamkeit erfordert.