Notfallübungen sind ein zentrales Element der Business Continuity
Notfallübungen sind entscheidend für die Sicherstellung der Betriebsfähigkeit eines Unternehmens in Krisensituationen. Indem man realistische Szenarien durchspielt, können Mitarbeitende auf den Ernstfall vorbereitet und potenzielle Schwachstellen im bestehenden Business Continuity Plan identifiziert werden.
Typische Fehler bei der Durchführung von Notfallübungen
- Unklare Zielsetzung und Szenarien
Ein häufiger Fehler besteht darin, Notfallübungen ohne klar definierte Ziele und Szenarien durchzuführen. Dies führt zu Verwirrung und einer ineffizienten Übung. Die Korrektur besteht darin, vor der Übung spezifische Ziele festzulegen. Welche Fähigkeiten sollen beispielsweise getestet werden? Soll die Kommunikation während eines IT-Ausfalls verbessert oder die Evakuierungsstrategie überprüft werden? Klare Szenarien helfen den Beteiligten, sich auf die relevanten Aspekte zu konzentrieren.
- Unzureichende Einbindung der richtigen Mitarbeitenden
In vielen Fällen werden die Übungen nur mit einer kleinen Anzahl von Mitarbeitenden durchgeführt, was das Risiko birgt, wichtige Perspektiven und mögliche Engpässe zu übersehen. Abhilfe schafft die Einbeziehung der relevanten Abteilungen und Hierarchiestufen. Sicherstellen, dass alle wesentlichen Mitarbeitenden teilnehmen, die im Ernstfall eine Rolle spielen, trägt zu einem umfassenderen Verständnis des Notfallplans bei und fördert die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.
- Fehlende Nachbereitung
Nicht selten bleibt nach einer Notfallübung die Nachbereitung auf der Strecke. Dies kann dazu führen, dass die gewonnen Erkenntnisse nicht in Verbesserungen des Kontinuitätsplans münden. Die Nachbereitung erfordert eine detaillierte Analyse der Übung: Was lief gut? Welche Prozesse sind verbesserungswürdig? Indem man die Ergebnisse dokumentiert und konkrete Massnahmen zur Verbesserung entwickelt, kann der Plan kontinuierlich optimiert werden.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
- Tag 1-5: Planung und Vorbereitung
Identifizieren Sie die spezifischen Ziele der bevorstehenden Notfallübung und entwerfen Sie dazu passende Szenarien. Berücksichtigen Sie dabei die aktuellen Unternehmensrisiken und die zu prüfenden Prozesse. Bestimmen Sie die Teilnehmenden aus verschiedenen Ebenen und Abteilungen des Unternehmens.
- Tag 6-10: Kommunikation und Schulung
Informieren Sie alle Beteiligten über die bevorstehende Übung, klären Sie ihre Rollen und Aufgaben. Organisieren Sie bei Bedarf kurze Schulungen, um das erforderliche Basiswissen für die Übung zu vermitteln.
- Tag 11-15: Durchführung der Notfallübung
Führen Sie die Übung gemäss den geplanten Szenarien durch. Achten Sie darauf, die Übung realistisch zu gestalten, um den Lerneffekt zu maximieren. Ein vorher festgelegtes Team sollte die Übung beobachten und relevante Daten für die Nachbereitung sammeln.
- Tag 16-20: Auswertung
Organisieren Sie ein Nachbereitungstreffen, bei dem die Ergebnisse der Übung diskutiert werden. Nutzen Sie das Feedback der Beteiligten und der Beobachtenden, um die Stärken und Schwächen des aktuellen Kontinuitätsplans zu identifizieren.
- Tag 21-30: Implementierung von Verbesserungen
Erstellen Sie einen Bericht mit den Ergebnissen und geplanten Verbesserungen für den Business Continuity Plan. Setzen Sie die notwendigen Anpassungen um und informieren Sie die Mitarbeitenden über die Veränderungen. Planen Sie bereits die nächste Übung, um den Lernprozess fortlaufend zu gestalten.
Durch systematische Planung und Auswertung von Notfallübungen können Unternehmen ihre Krisenresilienz erheblich steigern und somit die Unternehmenssicherheit nachhaltig gewährleisten.
