Leitfaden für ein schlankes PMO in KMU — Schritt für Schritt

Ein Projekt Management Office (PMO) kann als Steuerungs- und Unterstützungsstelle für die Projektlandschaft eines Unternehmens dienen. Für kleinere und mittlere Unternehmen stellt dies jedoch oft eine Herausforderung dar, da ein PMO schnell zu komplex und kostenintensiv werden kann. Ein leichtgewichtiger Ansatz kann hier Abhilfe schaffen und dafür sorgen, dass der Nutzen eines PMO ohne unnötige Bürokratie realisiert wird.

Typische Fehler beim Aufsetzen eines PMO

Ein weitverbreiteter Fehler ist die Überdimensionierung des PMO gleich zu Beginn. Viele KMU versuchen, sämtliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten sofort abzudecken. Dies führt oft zu einem stark belasteten Team und verzögerten Projektergebnissen. Korrektur: Beginnen Sie mit einem klar definierten, schmalen Aufgabenbereich, beispielsweise nur der Unterstützung prioritärer Projekte. Erweitern Sie den Umfang schrittweise, basierend auf den Bedürfnissen und Kapazitäten Ihres Unternehmens.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die unzureichende Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Das PMO wird als eigenständiger Bereich betrachtet, anstatt ein integrativer Bestandteil der Unternehmenskultur zu sein. Korrektur: Fördern Sie die regelmäßige Kommunikation über Aufgaben, Ziele und Erfolge des PMO, um das Bewusstsein für dessen Bedeutung zu schärfen und die Akzeptanz im Unternehmen zu erhöhen.

Schliesslich unterschätzen viele KMU die Notwendigkeit der Anpassung an spezifische Unternehmensanforderungen. Ein standardisierter Ansatz wird angewandt, der nicht den spezifischen Projektarten und -strukturen gerecht wird. Korrektur: Analysieren Sie die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation und passen Sie die Struktur und Prozesse des PMO entsprechend an, um maximale Effizienz zu gewährleisten.

Handlungsanleitung für die ersten 14–30 Tage

1. Bedarfsanalyse durchführen: Zu Beginn sollten Sie die aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihrer Projekte ermitteln. Besprechen Sie mit den Projektleitern und anderen Stakeholdern, welche Unterstützung sie von einem PMO erwarten.
2. Kernteam aufstellen: Identifizieren Sie ein kleines Team, das für den Aufbau des PMO verantwortlich ist. Dieses Team sollte aus Mitgliedern bestehen, die bereits Projektmanagementerfahrung besitzen und bereit sind, die PMO-Prozesse zu gestalten.
3. Entwicklung eines klaren Mandats: Definieren Sie die Hauptaufgaben und -ziele des PMO. Diese sollten messbar und klar kommuniziert sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
4. Etablierung erster Prozesse: Implementieren Sie erste grundlegende Prozesse, wie z.B. projektübergreifende Statusberichte und erste Kommunikationskanäle. Stellen Sie sicher, dass diese Prozesse einfach und leicht verständlich sind.
5. Feedbackschleifen einbauen: Nach den ersten Wochen sollte Feedback von Projektbeteiligten eingeholt werden, um die Prozesse des PMO kontinuierlich anzupassen und zu verbessern.
6. Regelmässige Meetings einplanen: Legen Sie regelmäßige Besprechungen mit der Unternehmensleitung und Stakeholdern fest, um die Fortschritte und Ergebnisse des PMO transparent zu machen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Mit diesen umsetzbaren Schritten können Sie in kurzer Zeit ein leichtgewichtiges PMO aufbauen, das die Projekte Ihres Unternehmens effektiv unterstützt, ohne die Flexibilität und Schnelligkeit eines KMU zu beeinträchtigen.