Leitfaden zur Einführung eines schlanken PMO
Ein leichtgewichtiges Projekt Management Office (PMO) ist ein effektiver Ansatz für kleinere und mittelständische Unternehmen, um Struktur in ihre Projektmanagementprozesse zu bringen, ohne überbordende Komplexität oder Bürokratie. Das Hauptziel liegt darin, den Projektablauf zu unterstützen und dessen Effizienz zu steigern.
Typische Fehler bei der Einrichtung eines PMO
Ein häufig begangener Fehler ist der Versuch, ein PMO mit übermässiger Komplexität einzurichten, indem man etablierte Strukturen grosser Organisationen kopiert. Ein derartiger Ansatz kann für ein KMU überwältigend und wenig hilfreich sein, da er die begrenzten Ressourcen unnötig belasten könnte. Um dies zu vermeiden, sollte man sich auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens konzentrieren und nur jene Funktionen einführen, die tatsächlich wertstiftend sind.
Ein weiterer häufig vorkommender Fehler ist die unzureichende Kommunikation und das Missverständnis über den Nutzen des PMO. Oftmals wissen die Mitarbeiter nicht, warum ein PMO eingeführt wird und welche Vorteile es für ihre Arbeit bringt. Hier ist es entscheidend, die Kommunikation zu stärken, indem man den Zweck, die Vorteile und die konkreten Veränderungen durch das PMO klar und verständlich darlegt.
Auch die Vernachlässigung der Einbindung von Mitarbeitern kann die Wirksamkeit eines PMO beeinträchtigen. Wenn Mitarbeiter nicht in die Gestaltung und Implementierung des PMO einbezogen werden, können wichtige Informationen über bestehende Arbeitsabläufe und Bedürfnisse verloren gehen. Die Einbindung relevanter Interessengruppen zu Beginn des Prozesses trägt erheblich dazu bei, dass das PMO als nützlich und unterstützend wahrgenommen wird.
Handlungsanleitung für 14–30 Tage
Innerhalb der ersten 14 Tage sollte ein kleines Team von Mitarbeitern gebildet werden, das sich mit den grundlegenden Aufgaben und Zielen des PMO auseinandersetzt. Dieses Team sollte sich zusammensetzen aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen, um sicherzustellen, dass unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen einbezogen werden. Die Aufgaben des Teams umfassen die Bestandsaufnahme aktueller Projekte und Verfahren, sowie die Identifikation von Bereichen, die Optimierungspotenzial bieten.
Die nächsten 7 Tage sollten der Erarbeitung eines leichtgewichtigen PMO-Modells gewidmet werden, das klar definierte, flexible Prozesse beinhaltet. Dies kann beispielsweise die Einführung einfach zu nutzender Projektmanagement-Tools oder standardisierter Berichtsformate umfassen. Die Prozesse sollten einfach genug sein, um schnell umgesetzt zu werden, und robust genug, um effektive Unterstützung zu bieten.
In den letzten 9 Tagen sollte die Kommunikation im Vordergrund stehen. Halten Sie Workshops oder Informationsveranstaltungen ab, um allen Mitarbeitern den Zweck und die Vorteile des neuen PMO zu erklären. Stellen Sie sicher, dass genügend Gelegenheiten für Fragen und Rückmeldungen vorhanden sind. Eine klare und transparente Kommunikation wird die Akzeptanz fördern und die Implementierung erleichtern.
Durch diese präzise, aber flexible Herangehensweise kann ein PMO in einem überschaubaren Zeitraum von 14 bis 30 Tagen so eingerichtet werden, dass es die spezifischen Anforderungen eines KMU optimal erfüllt.