Management Consulting Mayr — BPMN-Bots & Prozesse — Sichere Handovers

Sichere Handovers in Geschäftsprozessen sind entscheidend für die Effizienz und Effektivität eines Unternehmens. Wenn Informationen oder Verantwortung von einer Abteilung zur nächsten übertragen werden, kann dies zu Verzögerungen, Missverständnissen oder gar Fehlern führen. Dies kann negative Auswirkungen auf die Unternehmensleistung haben. Effektive Handovers minimieren diese Risiken und stellen sicher, dass Prozesse nahtlos fortgesetzt werden.

Typische Fehler bei Handovers

1. Unklare Zuständigkeiten: Einer der häufigsten Fehler bei Handovers ist das Fehlen klarer Zuständigkeiten. Wenn nicht klar definiert ist, wer in der nächsten Phase eines Prozesses verantwortlich ist, entstehen unnötige Verzögerungen. Um dies zu korrigieren, sollten Unternehmen detaillierte Prozessdokumentationen erstellen, die eindeutige Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen.
2. Mangelnde Kommunikation: Eine unzureichende Kommunikation zwischen den Beteiligten kann zu Missverständnissen führen. Informationen müssen präzise und rechtzeitig übermittelt werden, um den reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Die Einführung regelmässiger Statusmeetings und die Nutzung von Kollaborationstools kann helfen, diesen Fehler zu vermeiden.
3. Unvollständige Information: Oftmals werden Informationen nicht vollständig übergeben. Fehlende oder unklare Informationen können vermeidbare Fehler verursachen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass standardisierte Checklisten oder Vorlagen für Handovers verwendet werden, um die Vollständigkeit der Informationen zu gewährleisten.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Prozessdokumentation überprüfen und aktualisieren: Beginnen Sie damit, bestehende Prozessdokumentationen zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Rollen und Zuständigkeiten klar definiert sind. Aktualisieren Sie diese bei Bedarf und stellen Sie sie allen relevanten Mitarbeitern zur Verfügung.
2. Kommunikationsrichtlinien einführen: Entwickeln Sie klare Kommunikationsrichtlinien, die festlegen, wie und wann Informationen ausgetauscht werden sollen. Nutzen Sie dafür gegebenenfalls moderne Kommunikations- und Kollaborationstools.
3. Schulung und Sensibilisierung: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in Bezug auf die Bedeutung effektiver Handovers und weisen Sie sie auf die häufigsten Fehler hin. Regelmässige Sensibilisierungsmassnahmen tragen dazu bei, die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden auf effektive Übergaben zu lenken.
4. Feedback-Mechanismen etablieren: Richten Sie Mechanismen ein, mit denen Mitarbeiter Feedback zu Handovers geben können. Diese Rückmeldungen sind wertvoll, um mögliche Probleme schnell zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen.
5. Pilotprojekt initiieren: Wählen Sie einen spezifischen Geschäftsprozess und führen Sie ein Pilotprojekt durch, um die verbesserten Handover-Praktiken zu testen. Überwachen Sie die Ergebnisse und passen Sie die Strategien an, bevor sie auf breitere Prozesse angewandt werden.

Durch diese schrittweisen Verbesserungen können Sie in kurzer Zeit die Effizienz und Zuverlässigkeit Ihrer Handovers deutlich steigern und damit die gesamte Prozessqualität in Ihrem Unternehmen verbessern.