Management Consulting Mayr — Governance & Compliance DACH — Rollen

Ein effizientes Rollen- und Rechtesystem ist für Unternehmen in der DACH-Region von zentraler Bedeutung, um interne Prozesse zu sichern und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Dazu zählt die klare Zuweisung von Rollen und Rechten sowie ein funktionierendes Freigabeverfahren. Trotz der offensichtlichen Wichtigkeit sind hier immer wieder Fehler zu beobachten, die die gesamte Governance gefährden können.

Typische Fehler bei Rollen und Rechten

1. Unklare Rollenbeschreibungen: Ein häufiger Fehler besteht in unklar definierten Rollen, die zu Überschneidungen oder Lücken bei Verantwortlichkeiten führen. Dies kann durch klare und detaillierte Jobbeschreibungen vermieden werden. Die Definition sollte so präzise sein, dass alle Mitarbeitenden eindeutig wissen, wofür sie verantwortlich sind und welche Zugangsrechte sie benötigen.
2. Keine regelmässigen Überprüfungen der Zugriffsrechte: Viele Unternehmen versäumen es, die Zugriffsrechte regelmässig zu überprüfen. Dies kann zu überhöhten Rechten einzelner Mitarbeitender führen, die potenziell ein Sicherheitsrisiko darstellen. Eine bewährte Praxis ist die quartalsweise Überprüfung und Anpassung der Rechte basierend auf den aktuellen Aufgaben und Projekten der Mitarbeitenden.
3. Fehlende Dokumentation der Freigabeprozesse: Ein weiterer Fehler ist das Fehlen einer klaren und dokumentierten Freigabeprozedur. Dadurch werden Änderungen oder Zugriffsgenehmigungen oft informell gehandhabt, was zu Unklarheiten und Sicherheitslücken führen kann. Es ist entscheidend, einen standardisierten Freigabeprozess zu etablieren und alle Schritte sorgfältig zu dokumentieren.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Rollen- und Rechte-Analyse starten: Beginnen Sie mit einer umfassenden Analyse der bestehenden Rollen und Zugriffsrechte in Ihrer Organisation. Prüfen Sie, ob die aktuelle Struktur den Anforderungen Ihrer Geschäftsprozesse und Sicherheitsrichtlinien entspricht.
2. Rollendefinition und -optimierung: Überarbeiten Sie die Rollenbeschreibungen und passen Sie diese bei Bedarf an. Stellen Sie sicher, dass alle Rollen klar definiert sind und die entsprechenden Verantwortungen enthalten.
3. Implementierung eines Rechteprüfungsprozesses: Setzen Sie einen Prozess auf, bei dem alle Zugriffsrechte wenigstens alle drei Monate überprüft werden. Legen Sie Verantwortlichkeiten für diesen Prozess fest und schulen Sie Mitarbeitende, die mit der Überprüfung betraut sind.
4. Standardisierung der Freigabeprozeduren: Entwickeln Sie einen standardisierten und dokumentierten Freigabeprozess. Sorgen Sie dafür, dass dieser Prozess von allen betroffenen Mitarbeitenden verstanden und eingehalten wird.
5. Mitarbeiterschulung: Führen Sie Schulungen durch, um das Bewusstsein für die Wichtigkeit klarer Rollen, Rechte und Freigaben zu stärken. Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeitenden wissen, wie sie Änderungen beantragen und welche Prozeduren sie einhalten müssen.

Durch diese Massnahmen können Sie die Governance und Compliance in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern und das Risiko von ineffizienten Prozessen und Sicherheitslücken minimieren.