Management Consulting Mayr — Projektleitung & PMO — Steering &

Effektives Steering und Reporting sind entscheidend für den Erfolg eines Projekts, da sie sicherstellen, dass die Projektziele effizient erreicht werden und alle Beteiligten stets informiert sind. Durch die gezielte Steuerung von Ressourcen und die systematische Berichterstattung können potenzielle Hindernisse rechtzeitig erkannt und adressiert werden.

Typische Fehler im Steering und Reporting

Ein häufig auftretender Fehler im Steering ist die unzureichende Kommunikation der Projektziele und -erwartungen an die Teammitglieder. Ohne klar definierte Ziele kann das Team möglicherweise in verschiedene Richtungen arbeiten, was zu Verzögerungen und ineffizientem Ressourceneinsatz führt. Ein zweiter typischer Fehler liegt in der unregelmässigen und unzureichenden Berichterstattung an Stakeholder. Ohne regelmässige Updates können Missverständnisse entstehen und die Erfolgsbewertung des Projekts wird erschwert. Ein dritter Fehler kann das Vernachlässigen von Abweichungen vom Projektplan sein. Sind solche nicht erkannt oder korrekt adressiert, riskieren Projekte, aus dem Ruder zu laufen.

Um diese Probleme zu beheben, ist es entscheidend, zu Beginn eines Projekts klare, messbare Ziele zu formulieren und regelmässig mit dem Team zu überprüfen. Dies kann durch wöchentliche Meetings unterstützt werden, bei denen der Fortschritt evaluiert und gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen werden. Um die Berichterstattung zu verbessern, sollte ein strukturiertes Berichtsformat etabliert werden, das den Stakeholdern klar vermittelt, welche Fortschritte erzielt wurden und welche Herausforderungen bestehen. Weiterhin sollten Abweichungen systematisch erfasst und analysiert werden, um proaktiv Gegenmassnahmen einzuleiten.

Handlungsanleitung für die nächsten 14-30 Tage

1. Klare Zielsetzung und Kommunikation: Beginnen Sie mit einem Kick-off-Meeting, in dem die Projektziele klar kommuniziert und in kleinere, erreichbare Meilensteine unterteilt werden. Nutzen Sie visuelle Hilfsmittel wie Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards, um den Plan anschaulich darzustellen.
2. Einführung eines Reporting-Systems: Entwickeln Sie ein einheitliches Berichtsformat, das wesentliche Daten wie Fortschritt, aufgetretene Probleme und geplante Massnahmen enthält. Richten Sie einen festen Berichtszyklus ein, beispielsweise wöchentliche Updates, um eine kontinuierliche Informationsfreiheit zu gewährleisten.
3. Frühwarnsystem für Abweichungen: Implementieren Sie ein System zur Überwachung des Projektverlaufs, welches regelmässige Soll-Ist-Analysen ermöglicht. Identifizieren Sie potenzielle Risiken frühzeitig und erstellen Sie eine Massnahmenliste, die Sie bei Abweichungen umgehend abarbeiten.

Durch das Befolgen dieser Schritte stellen Projekte sicher, dass sie zielorientiert bleiben, alle Beteiligten stets informiert sind und Hindernisse effizient überwunden werden können. Dies schafft eine stabile Grundlage für den erfolgreichen Abschluss des Projekts.