Management Consulting Mayr — Schulung & Übergabe — Überblick

Betriebsdokumentation: Grundpfeiler des Unternehmenserfolgs

Kernaussage

Eine solide Betriebsdokumentation bildet das Fundament für betriebliche Effizienz und Kontinuität. Sie gewährleistet die reibungslose Weitergabe von Wissen und Prozessen innerhalb eines Unternehmens. Ohne sie besteht das Risiko von Missverständnissen und Ineffizienzen, was sich nachteilig auf den Geschäftserfolg auswirken kann.

Typische Fehler und deren Korrektur

1. Unvollständige Dokumentation: Ein häufig auftretender Fehler ist das Versäumen, alle relevanten Prozesse und Informationen zu dokumentieren. Oft werden Details aus Unkenntnis oder weil sie als selbstverständlich gelten, weggelassen. Die Lösung besteht darin, systematisch alle Geschäftsprozesse zu identifizieren und sicherzustellen, dass jeder Schritt in der Dokumentation klar und vollständig festgehalten wird. Regelmässige Überprüfungen und Updates sind unerlässlich, um die Aktualität der Dokumente zu wahren.
2. Unklare Verantwortlichkeiten: Bei der Erstellung von Betriebsdokumentationen kommt es häufig vor, dass die Verantwortlichkeiten nicht klar zugeordnet werden. Dies führt zu Lücken in der Dokumentation und mangelnder Qualität. Abhilfe schafft die Zuweisung spezifischer Verantwortlicher für jeden Dokumentationsbereich. Diese Personen sind für die Erstellung, Pflege und Aktualisierung der relevanten Dokumente zuständig.
3. Fehlende Zugänglichkeit: Betriebsdokumentationen sind oft nur schwer zugänglich oder verstreut, was ihre Nutzung ineffizient macht. Eine zentrale Ablage, sei es digital oder physisch, ist entscheidend. Indem man einen einzigen, leicht zugänglichen Speicherort schafft, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Dokumentation genutzt und gepflegt wird.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

1. Woche 1–2: Bestandsaufnahme und Priorisierung

Beginnen Sie mit einer gründlichen Bestandsaufnahme der bestehenden Dokumentation. Führen Sie Interviews mit Mitarbeitenden durch, um fehlende Informationen zu identifizieren. Erstellen Sie eine Prioritätenliste, die angibt, welche Bereiche der Dokumentation am dringendsten überarbeitet oder vervollständigt werden müssen.

1. Woche 2–3: Festlegen von Verantwortlichkeiten und Standardisierung

Weisen Sie jeder Dokumentationskategorie klare Verantwortlichkeiten zu. Entwickeln Sie standardisierte Vorlagen, um die Einheitlichkeit und Klarheit der Dokumentation zu verbessern. Führen Sie Schulungen für Ihre Mitarbeitenden durch, um das Bewusstsein und Verständnis für die Wichtigkeit einer genauen Dokumentation zu schärfen.

1. Woche 3–4: Konsolidierung und Verteilung

Konsolidieren Sie die aktualisierten Dokumentationen an einem zentralen Ort, etwa innerhalb eines Intranets oder einer dokumentenmanagement-Software. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden Zugang zu den Dokumenten haben und wissen, wo sie relevante Informationen finden können. Überprüfen Sie am Ende des Zeitraums den Fortschritt und passen Sie den Prozess bei Bedarf an.

Durch die strikte Befolgung dieser Schritte wird die Betriebsdokumentation eines Unternehmens nicht nur verbessert, sondern auch langfristig gesichert, was sich positiv auf Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit auswirkt.