Nahtlose Systemeinführungen für Unternehmen

Ein Rollout ohne Betriebsunterbrechung ist für viele Unternehmen von essentieller Bedeutung. Das Ziel ist, dass der Übergang zu neuen Systemen oder Prozessen so unauffällig wie möglich verläuft, um den Geschäftsbetrieb nicht negativ zu beeinflussen. Eine gut durchgeführte Planung und Ausführung kann den Unterschied zwischen Erfolg und kostspieligen Verzögerungen ausmachen.

Typische Fehler beim Rollout

Ein häufiger Fehler beim Rollout besteht darin, unzureichende Tests vorzunehmen. Viele Unternehmen führen Tests nur auf einer theoretischen Basis durch, ohne reale Szenarien oder Bedingungen zu simulieren. Dies führt oft zu unerwarteten Problemen, wenn das neue System live geht. Die Korrektur besteht darin, umfangreiche Tests in einer realitätsnahen Umgebung durchzuführen und dabei verschiedene Problemfälle abzudecken.

Ein weiteres Problem ist die mangelhafte Kommunikation. Kommunikation wird oft als selbstverständliches Element angesehen und kann deshalb leicht unterschätzt oder vernachlässigt werden. Ohne klaren Austausch zwischen den Beteiligten, insbesondere zwischen IT und den Endbenutzern, kommt es schnell zu Missverständnissen und Fehlkoordinierungen. Die Lösung liegt in der Erstellung eines detaillierten Kommunikationsplans, der festlegt, wer wann und in welchem Umfang informiert wird.

Ein dritter häufiger Fehler ist das Fehlen eines Notfallplans. Selbst mit bester Planung kann nicht alles vorhergesehen werden. Ein fehlender oder unzureichender Notfallplan kann im Problemfall zu erheblichen Betriebsunterbrechungen führen. Korrigieren lässt sich dies durch die Erstellung eines robusten Krisenhandbuchs, das klare Anweisungen und Eskalationspfade enthält.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Planung und Abstimmung (1–7 Tage)

• Überprüfen Sie die Gesamtheit des Rollout-Plans und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten inklusive externer Dienstleister die Ziele und Zeitrahmen verstanden haben.
• Vereinbaren Sie regelmässige Meetings, um den Fortschritt zu besprechen und eventuelle Anpassungen frühzeitig vorzunehmen.

1. Detaillierte Testphase (8–14 Tage)

• Entwickeln Sie umfassende Testfälle, die sämtliche Funktionalitäten des neuen Systems abdecken.
• Führen Sie diese Tests in einer möglichst realitätsnahen Umgebung durch und dokumentieren Sie auftretende Probleme sowie deren Lösungen umfassend.

1. Kommunikationsstrategie umsetzen (15–21 Tage)

• Verteilen Sie die Kommunikationsleitfäden an alle relevanten Abteilungen und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter die nächsten Schritte verstehen.
• Richten Sie eine Anlaufstelle für Fragen und Probleme ein, an die sich Mitarbeiter jederzeit wenden können.

1. Finale Vorbereitungen und Go-Live (22–30 Tage)

• Planen Sie den Rollout so, dass er bevorzugt zu Zeiten niedriger Auslastung erfolgt, um die Auswirkungen auf den Betrieb minimal zu halten.
• Überprüfen Sie den Notfallplan nochmals und führen Sie mit dem Team eine Trockenübung durch, um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein.
• Gehen Sie live und halten Sie das Team in den ersten Tagen bereit, um unmittelbar auf Probleme reagieren zu können.

Durch die Vermeidung der häufigsten Fehler und die Umsetzung einer strukturierten Handlungsanleitung können Unternehmen sicherstellen, dass ihr Rollout ohne Betriebsunterbrechung gelingt. Das proaktive Management der Prozesse und der kontinuierliche Informationsfluss sind dabei Schlüsselfaktoren für den Erfolg.