Notfallübungen: Effektivität durch Praxisnähe steigern

Notfallübungen sind ein zentrales Element der Business Continuity, um die Widerstandsfähigkeit eines Unternehmens zu stärken. Sie ermöglichen es, bestehende Pläne auf ihre Wirksamkeit zu prüfen und involvierte Mitarbeitende mit den Abläufen bei einer Krise vertraut zu machen.

Trotz der offensichtlichen Bedeutung von Notfallübungen gibt es einige häufige Fehler, die ihre Effektivität untergraben können. Ein typischer Fehler besteht darin, die Übungen rein theoretisch zu gestalten und sie nicht praxisnah durchzuführen. Dies kann dazu führen, dass das Personal im Ernstfall nicht optimal reagiert, da fehlende praktische Erfahrungen in Stresssituationen oft zu unzureichendem Handeln führen.

Eine Korrektur für diesen Fehler besteht darin, realistische Szenarien zu entwickeln, die so nah wie möglich an tatsächliche Krisensituationen herankommen. Dies beinhaltet die Simulation von Zeitdruck, Unsicherheiten und Kommunikationsstörungen, sodass die Teilnehmenden gezwungen sind, unter realistischen Bedingungen zu agieren.

Ein weiterer häufiger Fehler ist, keine umfassende Nachbesprechung einzuplanen. Ohne eine detaillierte Analyse der Übung bleibt unklar, welche Bereiche verbessert werden müssen und welche Abläufe bereits gut funktionieren. Die mangelnde Analyse kann dazu führen, dass die gleichen Mängel in zukünftigen Übungen oder gar in echten Notfällen erneut auftreten.

Daher ist es entscheidend, nach jeder Übung eine detaillierte Nachbesprechung zu organisieren, bei der alle Beteiligten ihre Beobachtungen und Verbesserungsvorschläge einbringen können. Dies sollte zu einem Bericht führen, der konkrete Massnahmen und einen Zeitplan für deren Umsetzung enthält.

Ein dritter Fehler ist es, die realen Auswirkungen auf das Tagesgeschäft nicht zu berücksichtigen. Wenn Notfallübungen den laufenden Betrieb stören, kann dies zu Widerstand innerhalb der Belegschaft führen und die Bereitschaft, künftige Übungen ernst zu nehmen, mindern.

Um dies zu vermeiden, sollten Übungen zu Zeiten geplant werden, die den normalen Geschäftsbetrieb so wenig wie möglich beeinträchtigen. Zudem sollte der Zweck der Übungen klar kommuniziert werden, um das Verständnis und die Unterstützung der Mitarbeitenden zu gewinnen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage:

1. Identifikation von Szenarien (Tag 1–7): Entwickeln Sie realistische Szenarien, die spezifisch auf die Risiken Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Berücksichtigen Sie sowohl häufige als auch weniger wahrscheinliche, aber kritische Ereignisse.
2. Planung der Übung (Tag 8–14): Legen Sie das Datum und die Uhrzeit der Übung fest, damit es möglichst wenig Einfluss auf den Geschäftsalltag nimmt. Involvieren Sie alle relevanten Abteilungen in die Planung, um sicherzustellen, dass die Übung umfassend und praxisnah ist.
3. Durchführung der Übung (Tag 15–20): Führen Sie die Notfallübung durch. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten ihre Rolle kennen und die Übung unter möglichst realen Bedingungen stattfindet.
4. Nachbereitung und Verbesserungen (Tag 21–30): Analysieren Sie die Ergebnisse der Übung in einer Nachbesprechung. Erstellen Sie einen Bericht mit klaren Verbesserungsvorschlägen und definieren Sie Massnahmen zur Umsetzung dieser Verbesserungen vor der nächsten Übung.

Durch systematisches Vorgehen bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Notfallübungen erhöhen Sie nicht nur die Krisenfestigkeit Ihres Unternehmens, sondern schaffen auch Vertrauen in die eigene Handlungsfähigkeit.