Notfallübungen — Schlüssel zur Geschäftskontinuität — Überblick

Unternehmen, gleich welcher Grösse, sind zunehmend auf die Gewährleistung ihrer Geschäftskontinuität angewiesen. Notfallübungen sind ein wesentlicher Bestandteil, um die Resilienz eines Unternehmens zu prüfen und zu verbessern. Sie bieten die Möglichkeit, Schwachstellen in bestehenden Prozessen aufzudecken und die Mitarbeitenden auf den Ernstfall vorzubereiten.

Typische Fehler

Ein häufiger Fehler bei der Durchführung von Notfallübungen ist der Mangel an realistischer Szenariengestaltung. Oftmals werden Szenarien entwickelt, die stark vereinfacht sind oder nur unwahrscheinliche Ereignisse berücksichtigen. Dies führt dazu, dass die Übung als reine Formsache betrachtet wird und nicht die notwendige Ernsthaftigkeit erfährt. Zur Korrektur sollten die Szenarien auf realen Gefährdungsanalysen basieren und sowohl häufige als auch seltene, aber kritische Ereignisse umfassen.

Ein weiterer typischer Fehler ist die fehlende Einbindung aller Mitarbeitenden. In vielen Fällen sind nur ausgewählte Personen oder Teams involviert, was den Lerneffekt für die gesamte Belegschaft minimiert. Die Korrektur besteht darin, Übungen abteilungsübergreifend zu planen und sicherzustellen, dass jeder weiss, welche Rolle er im Notfall spielt. Dies erhöht nicht nur das Engagement, sondern auch die Effektivität der Übung.

Schliesslich wird häufig auf eine adäquate Nachbereitung der Übungen verzichtet. Werden keine klaren Auswertungen und Folgeaktionen definiert, bleibt das Potenzial der gewonnenen Erkenntnisse ungenutzt. Um dieses Problem zu beheben, sollte eine strukturiere Nachbesprechung mit allen Beteiligten durchgeführt und eine Liste von Massnahmen erstellt werden, um identifizierte Schwächen zu adressieren.

Handlungsanleitung für 14–30 Tage

Um eine effektive Notfallübung umzusetzen, sollten Unternehmen in den nächsten 14 bis 30 Tagen folgende Schritte beachten:

1. Planung: Innerhalb der ersten Woche sollte ein interdisziplinäres Team gebildet werden, das für die Planung und Durchführung der Notfallübung verantwortlich ist. Dieses Team sollte eine realistische Szenarienanalyse basierend auf den spezifischen Risiken und Bedrohungen des Unternehmens entwickeln.
2. Kommunikation: Ab der zweiten Woche sollte eine Kommunikationskampagne innerhalb des Unternehmens gestartet werden. Alle Mitarbeitenden sollten über die Bedeutung der Notfallübung informiert und aktiv einbezogen werden.
3. Durchführung der Übung: In der dritten Woche sollte die eigentliche Notfallübung stattfinden. Der Fokus muss darauf liegen, das Szenario so realistisch wie möglich abzuwickeln und alle relevanten Abteilungen einzubeziehen.
4. Auswertung und Nachbereitung: In der letzten Woche sollten die Ergebnisse der Übung systematisch ausgewertet werden. Organisationen müssen die identifizierten Schwachstellen dokumentieren und einen klaren Aktionsplan entwickeln, um diese zu beheben.

Durch die konsequente Umsetzung dieser Schritte können Unternehmen ihre Widerstandsfähigkeit gegenüber Krisen erheblich verbessern und sicherstellen, dass sie in einem tatsächlichen Notfall handlungsfähig bleiben.