Optimale Prozessauswahl für RPA-Strategien — Automatisierung & RPA

Die Auswahl der richtigen Prozesse für Robotic Process Automation (RPA) ist entscheidend für den Erfolg einer Automatisierungsstrategie. Unternehmen können mit RPA erhebliche Effizienzsteigerungen erzielen, sofern sie die am besten geeigneten Prozesse zur Automatisierung identifizieren. Prozesse mit hohem Volumen, repetitiven Aufgaben und klar definierten Regelsätzen eignen sich in der Regel besonders gut.

Typische Fehler bei der Auswahl von RPA-Prozessen

Ein häufiger Fehler besteht darin, Prozesse ohne ausreichende Analyse und Verständnis ihrer Komplexität zu automatisieren. Ohne eine gründliche Evaluierung kann es passieren, dass Prozesse ausgewählt werden, die unausgereift oder zu variabel sind, was zu ineffizienten Automatisierungslösungen führt. Die Korrektur besteht darin, die Prozesse genau zu dokumentieren und zu analysieren, um sicherzustellen, dass sie gut strukturierbar und stabil sind.

Ein weiterer Fehler ist die Überautomatisierung zu komplexer Prozesse. Prozesse, die häufige Ausnahmen erfordern oder über mehrere Systeme hinweg interagieren, bringen bei der Automatisierung oft Probleme mit sich. Dies kann vermieden werden, indem diese Prozesse zunächst vereinfacht oder fragmentiert und dann schrittweise automatisiert werden, um sicherzustellen, dass ihnen die nötige Flexibilität erhalten bleibt.

Schliesslich übersehen Unternehmen oft die Einbeziehung von relevanten Stakeholdern und Fachabteilungen. Diese Fehlkommunikation kann dazu führen, dass automatisierte Lösungen eingeführt werden, die nicht den tatsächlichen Anforderungen entsprechen. Die frühzeitige und kontinuierliche Beteiligung relevanter Teams stellt sicher, dass die Automatisierung die gewünschten Ergebnisse liefert.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Analysephase (Tage 1-7): Beginnen Sie mit der Erfassung und Dokumentation vorhandener Prozesse. Nehmen Sie einen tiefen Einblick in die durchgeführten Aufgaben und deren Einsätze. Führen Sie Interviews mit den betroffenen Mitarbeitern und Stakeholdern, um einen umfassenden Überblick über die Prozesse und deren Schwachstellen zu erhalten.
2. Prozessevaluierung (Tage 8-14): Identifizieren Sie geeignete Prozesse für die Automatisierung. Wählen Sie Prozesse mit folgenden Eigenschaften: hohes Transaktionsvolumen, klar definierte und standardisierte Abläufe, sowie Prozesse ohne häufige Ausnahmen. Achten Sie darauf, welche Prozesse den höchsten Nutzen in Bezug auf Zeitersparnis oder Fehlerreduktion bringen könnten.
3. Pilotprojekt definieren (Tage 15-21): Wählen Sie einen der identifizierten Prozesse für ein Pilotprojekt aus. Entwickeln Sie zusammen mit einem ausgewählten Expertenteam einen detaillierten Implementierungsplan. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Ressourcen und Informationen bereitgestellt werden.
4. Pilotprojekt durchführen (Tage 22-30): Beginnen Sie mit der schrittweisen Umsetzung des Piloten. Beobachten Sie die Implementierung und sammeln Sie Feedback von den beteiligten Mitarbeitern bezüglich der Benutzerfreundlichkeit und Effizienz. Analysieren Sie die Ergebnisse und leiten Sie eventuelle Anpassungen ab.

Durch die strikte Einhaltung dieses Plans wird die Grundlage für eine erfolgreiche RPA-Initiative gelegt. Die ordnungsgemässe Auswahl und schrittweise Implementierung garantieren sowohl kurzfristige als auch nachhaltige Erfolge.