Optimale Prozesse für RPA-Implementierungen erkennen

Prozesse für RPA auswählen: Ein systematischer Ansatz

Robotic Process Automation (RPA) bietet für viele KMU die Möglichkeit, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und kostensparend zu automatisieren. Doch nicht jeder Prozess eignet sich für RPA. Die präzise Auswahl der Prozesse, die am besten für die Implementierung von RPA geeignet sind, stellt daher einen entscheidenden Schritt dar. Oft werden drei typische Fehler gemacht, die wir im Folgenden beleuchten und korrigieren werden.

Typische Fehler bei der Auswahl

1. Falsche Prozesskomplexität: Ein häufiger Fehler ist die Auswahl zu komplexer Prozesse. Prozesse mit zahlreichen Ausnahmen oder solche, die Urteilsvermögen erfordern, sind für RPA ungeeignet. Stattdessen sollte man sich auf regelbasierte, sich wiederholende Prozesse konzentrieren. Korrektur: Identifizieren Sie Prozesse, die klare Eingabekriterien und einen vorhersehbaren Ablauf haben. Beginnen Sie eventuell mit finanziellen Prozessen wie der Rechnungsverarbeitung, die hohe Transaktionsvolumen aber niedrige Abweichungen aufweisen.
2. Unzureichende Prozessdokumentation: Ohne eine detaillierte Prozessdokumentation sind RPA-Projekte von Beginn an zum Scheitern verurteilt. Fehlen genaue Prozessbeschreibungen, kann der RPA-Roboter seine Aufgaben nicht korrekt ausführen. Korrektur: Erstellen Sie für jeden Prozess ein detailliertes Prozessdiagramm und dokumentieren Sie sämtliche Schritte inklusive der Dateneingaben und -ausgaben. Nutzen Sie dabei digitale Tools zur Prozessvisualisierung.
3. Vernachlässigung der Datenqualität: Automatisierung verstärkt bestehende Datenprobleme. Wenn die Datenqualität schlecht ist, wird der RPA-Prozess fehlerhaft sein. Korrektur: Führen Sie vor der Implementierung von RPA eine gründliche Datenbereinigung durch. Prüfen Sie, ob Ihre Daten konsistent und aktuell sind, und etablieren Sie Routineüberprüfungen, um die Qualität zu wahren.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Tage 1-7: Beginnen Sie mit einem internen Workshop zur Identifizierung potenzieller Prozesse. Laden Sie Schlüsselmitarbeiter ein, die sich mit den täglichen Betriebsvorgängen auskennen. Verwenden Sie Prozess-Mapping-Tools, um alle Ideen transparent darzustellen.

Tage 8-14: Priorisieren Sie die Prozesse anhand ihrer Komplexität, dem Automatisierungspotenzial und dem erwarteten ROI. Erstellen Sie eine rangierte Liste und dokumentieren Sie die ersten drei Prozesse ausführlich, die für eine RPA-Pilotimplementierung in Frage kommen.

Tage 15-21: Verbessern Sie die Datenqualität der ausgewählten Prozesse. Identifizieren und bereinigen Sie Inkonsistenzen und stellen Sie sicher, dass alle Datenquellen synchronisiert sind. Dies umfasst auch die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit den relevanten Daten.

Tage 22-30: Entwickeln Sie einen Implementierungsplan für den ersten Prozess. Bereiten Sie die RPA-Tools vor und setzen Sie eine Testumgebung auf. Ermöglichen Sie eine Iteration der Prozesse in einer kontrollierten Umgebung, bevor die vollständige Implementierung erfolgt.

Mit dieser strukturierten Herangehensweise können KMU den Grundstein für eine erfolgreiche RPA-Implementierung legen und den maximalen Nutzen aus ihrer Automatisierungsstrategie ziehen.