Optimale Strategien für virtuelle Meetings im KMU — Überblick
Virtuelle Meetings sind aus dem Alltag von Schweizer KMU nicht mehr wegzudenken. Sie bieten Flexibilität und die Möglichkeit, geografische Distanzen zu überbrücken. Dennoch gibt es häufige Probleme, die die Effizienz solcher Treffen mindern. Der Schlüssel zur Optimierung liegt in der gezielten Vermeidung typischer Fehler.
Typische Fehler in virtuellen Meetings
Unklare Agenda und unpräzise Zielsetzung
Ein häufiges Problem bei virtuellen Meetings ist das Fehlen einer klaren Agenda. Ohne präzise Zielsetzung kann das Meeting leicht in ineffiziente Diskussionen abgleiten. Um dies zu verhindern, sollte die Agenda im Voraus klar kommuniziert werden. Sie sollte nicht nur die Themenliste enthalten, sondern auch die Ziele des Meetings klar darstellen. Teilnehmer müssen wissen, worauf sie sich vorbereiten sollen, und welche Entscheidungen getroffen werden sollen.
Technische Hürden und mangelnde Vorbereitung
Technische Probleme sind ein weiterer Stolperstein. Oftmals hakt es bei der Verbindung, oder es treten Komplikationen bei der Nutzung von Software auf. Diese vermeidbaren Störungen lenken ab und kosten Zeit. Die Vorbereitung sollte daher unbedingt einen Technik-Check beinhalten, bei dem alle Teilnehmer die notwendige Software vorab installieren und testen. Ferner sollten alternative Kommunikationswege bereitstehen, falls Schwierigkeiten auftreten.
Unzureichende Moderation und Verlust der Struktur
Ein dritter häufiger Fehler liegt in der unzureichenden Moderation des Meetings, was oft zu einem Verlust der Struktur führt. Dies resultiert in endlosen, vom Kernthema abschweifenden Diskussionen. Um dies zu verbessern, sollte ein verantwortlicher Moderator festgelegt werden, der darauf achtet, dass die Agenda eingehalten wird. Zudem sollte der Moderator regelmässig Zusammenfassungen geben und sicherstellen, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen können.
Handlungsanleitung zur Optimierung über 14–30 Tage
Woche 1-2: Vorbereitung und Schulung
Beginnen Sie mit einer gezielten Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Erklären Sie die Wichtigkeit einer klaren Agenda und besprechen Sie die technischen Anforderungen für virtuelle Meetings. Führen Sie Testläufe durch, um zu gewährleisten, dass sich alle mit der eingesetzten Software vertraut machen können. Ergänzend kann ein einfaches Handout mit den wichtigsten technischen Tipps und Tricks erstellt werden.
Woche 3: Implementierung und Feedback
Integrieren Sie die neue Vorgehensweise in den Arbeitsalltag. Sehen Sie zu, dass jede virtuelle Besprechung eine Agenda hat, die rechtzeitig versendet wird. Bitten Sie die Teilnehmenden um pünktliches Erscheinen sowie um Erledigung der im Voraus festgelegten Vorbereitungen. Nach dem Meeting sollten Sie gezielt Rückmeldungen einholen, um zu erfahren, was gut verlief und wo noch Verbesserungspotential besteht.
Woche 4: Feinjustierung und Etablierung
Nutzen Sie das erhaltene Feedback, um Prozesse weiter anzupassen. Achten Sie darauf, dass die Rolle des Moderators gut ausgefüllt wird, und geben Sie dieser Person die nötigen Mittel an die Hand, um effektiv steuern zu können. Es kann auch sinnvoll sein, Checklisten zu entwickeln, die alle Schritte von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung des Meetings umfassen. Ziel ist es, dass optimierte virtuelle Meetings zur Unternehmenskultur werden.
Mit der klaren Fokussierung auf diese Schritte sind Sie in der Lage, die Effizienz und den Output Ihrer virtuellen Meetings merklich zu steigern, was letztlich zu besseren Entscheidungen und zufriedeneren Teams führt.