Optimale Strategien zur Auditvorbereitung

Auditvorbereitung: Erfolgreich und effizient

Die Vorbereitung auf ein Audit ist für Unternehmen von grosser Bedeutung, um die Anforderungen der Governance und Compliance sicherzustellen. Eine umfassende und zielgerichtete Auditvorbereitung trägt dazu bei, Risiken zu minimieren und die operative Effizienz zu steigern. Die klare Kernaussage lautet: Eine strukturierte Auditvorbereitung ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und Massnahmen zur Verbesserung der Compliance zu ergreifen.

Typische Fehler bei der Auditvorbereitung

Unzureichende Dokumentation

Ein häufiger Fehler in der Auditvorbereitung ist eine unzureichende oder lückenhafte Dokumentation. Oft mangelt es an aktuellem oder vollständigem Material, das für den Auditor von entscheidender Bedeutung ist. Zum Beispiel könnten Richtlinien und Verfahren veraltet sein oder wichtige Genehmigungen fehlen.

Korrektur: Unternehmen sollten regelmässige Überprüfungen und Aktualisierungen ihrer Dokumentationen einplanen. Es ist ratsam, ein systematisches Verfahren zur Dokumentenpflege zu etablieren, bei dem Verantwortlichkeiten klar zugewiesen und regelmässige Audits zur Dokumentationsaktualisierung durchgeführt werden.

Mangelnde Kommunikation

Ein weiterer typischer Fehler ist eine unzureichende Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Oft wissen die Mitarbeitenden nicht genau, welche Rolle sie im Rahmen eines Audits spielen sollen, oder sie sind nicht ausreichend über die Struktur und den Ablauf des Audits informiert.

Korrektur: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Mitarbeitenden umfassend informiert und in die Auditvorbereitung eingebunden sind. Schulungen oder Workshops zu den Themen Governance und Compliance sowie zur spezifischen Auditmethodik können helfen, Verständnislücken zu schliessen.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

1. Bestandsaufnahme und Planung (Tag 1–7): Beginnen Sie mit einer detaillierten Bestandsaufnahme der vorhandenen Dokumente und Prozesse. Identifizieren Sie Bereiche, die aktualisiert werden müssen, und erstellen Sie einen Zeitplan für die notwendigen Anpassungen.
2. Dokumentationsüberprüfung (Tag 8–14): Führen Sie eine gründliche Überprüfung sämtlicher Richtlinien, Verfahren und Genehmigungen durch. Überarbeiten Sie veraltete Dokumente und sorgen Sie für deren Einhaltung hinsichtlich aktueller Compliance-Anforderungen.
3. Schulungen und Einbindung (Tag 15–21): Organisieren Sie Workshops oder Schulungssitzungen, um Mitarbeitende über die Bedeutung von Governance und Compliance sowie ihre Rolle im Auditprozess aufzuklären. Erstellen Sie Kommunikationspläne, die sicherstellen, dass alle Beteiligten stets informiert sind.
4. Probelauf der Auditprozesse (Tag 22–30): Simulieren Sie einen Auditprozess, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Dieser Probelauf sollte alle relevanten Abteilungen einbeziehen und die Zusammenarbeit zwischen diesen fördern.

Die gezielte Vorbereitung und Korrektur typischer Fehler ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Audits nicht nur zu bestehen, sondern als Chance für Verbesserung und Weiterentwicklung zu nutzen. Eine gewisse Regelmässigkeit in der Auditvorbereitung kann langfristig zur Stabilisierung und Optimierung Ihrer Unternehmensstrukturen beitragen.