Optimierung durch KI-gesteuerte Prozessautomatisierung

Ein KI-gesteuerter BPMN-Bot kann in Unternehmensumgebungen die Effizienz und Präzision von Geschäftsprozessen erheblich steigern, indem er manuelle Aufgaben automatisiert und Prozesse optimiert. Dies kann allerdings nur gelingen, wenn typische Implementierungsfehler vermieden werden.

Typische Fehler bei der Implementierung

Erstens, die unzureichende Prozessanalyse vor der Einführung des BPMN-Bots. Ein häufiges Missverständnis ist, dass die Automatisierung allein durch den Einsatz eines solchen Bots gewährleistet ist. Dies führt dazu, dass bestehende Prozesse unreflektiert digitalisiert werden, ohne diese vorher auf Effizienz und Notwendigkeit zu prüfen. Um dies zu vermeiden, ist eine gründliche Prozessanalyse unabdingbar. Dabei sollten bestehende Arbeitsabläufe kritisch hinterfragt und, wo nötig, neu gestaltet werden.

Zweitens, die Vernachlässigung der Schulung der Mitarbeitenden. Unternehmen setzen häufig voraus, dass die Mitarbeitenden sich intuitiv mit der neuen Technologie vertraut machen können, was in der Praxis jedoch selten der Fall ist. Eine unzureichende Schulung kann dazu führen, dass die Möglichkeiten des Systems nicht voll ausgeschöpft werden und die Akzeptanz der Technologie im Team abnimmt. Eine umfassende Schulung, die sowohl die Funktion als auch den Nutzen der Technologie verdeutlicht, kann diesen Fehler vermeiden.

Drittens, die mangelhafte Berücksichtigung der Skalierbarkeit. Oft wird ein BPMN-Bot initial für spezifische Prozesse eingeführt, ohne die spätere Ausweitung auf andere Prozesse einzuplanen. Dies kann zu Problemen führen, wenn das System nachträglich ausgebaut werden soll. Bei der Planung sollte daher stets die Skalierbarkeit mitberücksichtigt werden.

Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage

Woche 1–2: Beginnen Sie mit einer umfassenden Inventur Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse. Involvieren Sie dabei verschiedene Abteilungen, um ein vollständiges Bild der Arbeitsabläufe zu erhalten. Überprüfen Sie, welche Prozesse automatisierungsfähig sind und wo Optimierungspotenzial besteht. Legen Sie dabei den Fokus auf Prozesse mit hohem Volumen und solchen, die signifikante manuelle Eingriffe erfordern.

Parallel dazu sollten Sie mit der Planung von Schulungsmassnahmen für Ihre Mitarbeitenden beginnen. Entwickeln Sie ein Schulungskonzept, das sowohl den theoretischen als auch den praktischen Umgang mit dem BPMN-Bot abdeckt.

Woche 3–4: Implementieren Sie einen Pilot-BPMN-Bot in einem ausgewählten Prozessbereich. Sammeln Sie Feedback von den Mitarbeitenden und evaluieren Sie, ob Anpassungen erforderlich sind. Nutzen Sie diese Phase, um technische Herausforderungen zu identifizieren und zu adressieren.

Beginnen Sie mit der Durchführung der Mitarbeiterschulungen. Stellen Sie sicher, dass alle betroffenen Mitarbeitenden sowohl in den allgemeinen Konzepten als auch in der spezifischen Nutzung des Systems unterwiesen werden. Diese Schulungen sollten interaktiv gestaltet werden, damit die Mitarbeitenden praktische Erfahrungen sammeln können.

Behalten Sie während dieser Phase stets die Langfristziele im Auge und planen Sie die Skalierbarkeit ein. Erstellen Sie eine Roadmap für die schrittweise Integration weiterer Prozesse in das BPMN-Bot-System. Durch die Einhaltung dieser Vorgehensweise sichern Sie die erfolgreiche Einführung eines BPMN-Bots als Enterprise-Lösung, die nachhaltig zur Prozessoptimierung beiträgt.