Modellgetriebene Automatisierung: Effizienz durch präzise Prozessmodellierung erreichen
Die modellgetriebene Automatisierung steht im Mittelpunkt moderner Geschäftsprozessoptimierung und bietet Unternehmen die Möglichkeit, durch klar definierte und automatisierte Abläufe die Effizienz signifikant zu steigern. BPMN-Bots, die speziell für die modellgetriebene Automatisierung eingesetzt werden, ermöglichen eine nahtlose Integration von komplexen Geschäftsprozessen in die IT-Infrastruktur einer Organisation. Doch trotz der attraktiven Vorteile sind Unternehmen mit Herausforderungen konfrontiert, die die Wirksamkeit dieser Ansätze beeinträchtigen können.
Typische Fehler bei der modellgetriebenen Automatisierung
- Unzureichende Prozessanalyse
Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Analyse bestehender Prozesse vor der Automatisierung. Unternehmen neigen dazu, bestehende Prozesse ohne Anpassung zu automatisieren, was zu ineffizienten automatisierten Abläufen führt. Die Korrektur besteht darin, eine gründliche Prozessanalyse durchzuführen, um Engpässe und unnötige Schritte zu identifizieren. Eine detaillierte Modellierung im BPMN-Standard hilft dabei, jeden Prozessschritt klar zu definieren und Optimierungspotenziale zu nutzen.
- Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten
Ein weiterer Fehler tritt auf, wenn die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden in den automatisierten Prozessen nicht klar definiert sind. Dies kann zu Verwirrung und einem Mangel an Verantwortungsbewusstsein führen, was die gesamte Automatisierung gefährden kann. Hier sollte das Unternehmen sicherstellen, dass die Rollen in den BPMN-Diagrammen klar definiert und mit den relevanten Stakeholdern abgestimmt sind. Schulungen und Workshops können helfen, Verständnis und Akzeptanz zu fördern.
- Fehlende Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Oft wird übersehen, dass Geschäftsprozesse dynamisch sind und sich an veränderte Umgebungen anpassen müssen. Eine starre Prozessgestaltung kann dazu führen, dass Unternehmen nicht schnell genug auf Marktentwicklungen reagieren können. Um dies zu korrigieren, sollten Unternehmen flexible und skalierbare Prozessmodelle entwickeln und kontinuierlich auf ihre Relevanz überprüfen. Tools, die regelbasierte Anpassungen ermöglichen, sind hier besonders nützlich.
Handlungsanleitung für die nächsten 14–30 Tage
- Erster Schritt: Prozessaufnahme und -analyse (Tag 1–7)
Beginnen Sie mit der gründlichen Dokumentation und Analyse Ihrer bestehenden Geschäftsprozesse. Nutzen Sie BPMN-Tools zur Erfassung und Visualisierung. Identifizieren Sie ineffiziente Schritte und Engpässe. Bringen Sie relevante Teammitglieder an einen Tisch, um deren Input zu berücksichtigen.
- Zweiter Schritt: Prozessoptimierung und Modellierung (Tag 8–14)
Entwickeln Sie auf Basis der Analyse optimierte Prozessmodelle. Berücksichtigen Sie die Flexibilität Ihrer Modelle, um auf zukünftige Änderungen zu reagieren. Stellen Sie sicher, dass alle Rollen und Verantwortlichkeiten klar in den Modellen abgebildet sind.
- Dritter Schritt: Implementierung und Schulung (Tag 15–30)
Beginnen Sie mit der schrittweisen Implementierung der optimierten Prozesse mit Hilfe von BPMN-Bots. Organisieren Sie Schulungen, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die neuen Prozesse verstehen und anwenden können. Erarbeiten Sie einen Plan für die kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Prozesse.
Durch diese strukturierte Vorgehensweise können KMUs die Effizienz der modellgetriebenen Automatisierung steigern und so langfristig von den Vorteilen der digitalen Transformation profitieren.
