Optimierung von Notfallübungen für Geschäftskontinuität

Notfallübungen als Schlüssel zur Sicherung der Geschäftskontinuität: Ein praktischer Ansatz

Eine Notfallübung ist ein kritischer Bestandteil in der Planung für Geschäftskontinuität. Sie bietet die Möglichkeit, bestehende Pläne unter realitätsnahen Bedingungen zu testen, Schwachstellen zu identifizieren und Mitarbeitende auf Notfälle vorzubereiten. Der folgende Artikel beleuchtet typische Fehler bei der Durchführung von Notfallübungen und gibt klare Handlungsempfehlungen für die nächsten 14–30 Tage.

Typische Fehler und deren Korrektur

Unzureichende Planung und Vorbereitungsarbeit

Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Planung und Vorbereitung der Notfallübung. Oftmals werden diese Übungen ohne klare Szenarien und ohne Berücksichtigung der spezifischen Risiken des Unternehmens durchgeführt. Um dies zu korrigieren, sollten Unternehmen ihre Risikoanalysen überarbeiten und auf dieser Grundlage realistische Szenarien für die Übung entwickeln. Zudem ist es wichtig, alle relevanten Stakeholder frühzeitig in die Planung einzubeziehen, um sicherzustellen, dass die Übung praxisnahe Bedingungen widerspiegelt.

Mangelnde Dokumentation der Ergebnisse

Ein weiterer üblicher Fehler besteht darin, dass die Ergebnisse der Notfallübungen unzureichend dokumentiert werden. Ohne gründliche Aufzeichnung der beobachteten Schwierigkeiten und Lernerfahrungen können wertvolle Informationen verloren gehen. Die Korrektur besteht darin, während und nach der Übung akribische Protokolle zu führen und diese systematisch auszuwerten. Anschliessend sollten die gewonnenen Erkenntnisse genutzt werden, um bestehende Notfallpläne zu aktualisieren und zu verbessern.

Nicht-Teilnahme wichtiger Mitarbeitenden

Ein weit verbreitetes Problem ist die Abwesenheit von Schlüsselpersonen während der Notfallübung. Dies kann insbesondere dann zu signifikanten Lücken führen, wenn die Rolle der abwesenden Personen im Notfallplan kritisch ist. Um dies zu vermeiden, sollte im Vorfeld eine Verpflichtung zur Teilnahme kommuniziert werden, die sicherstellt, dass alle wesentlichen Personen anwesend sind. Zudem können Vertretungsregelungen und Übungen ausserhalb der Hauptarbeitszeiten geplant werden, um auch Mitarbeitenden mit hohen Alltagsverpflichtungen die Teilnahme zu ermöglichen.

Handlungsanleitung: Nächste Schritte für die kommenden 14–30 Tage

1. Überarbeitung der Notfallübungsszenarien: In den nächsten zwei Wochen sollte das Unternehmen damit beginnen, auf Basis der aktuellen Risikoanalysen spezifische Szenarien und Meilensteine für die nächste Übung zu definieren.
2. Stakeholder-Einbeziehung: Innerhalb der ersten vier Wochen müssen alle relevanten Abteilungen und externen Partner zur Teilnahme an vorbereitenden Treffen eingeladen werden. Dies fördert die Koordination und das Verständnis für die jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten.
3. Dokumentationsstruktur erstellen: In den kommenden 14 bis 30 Tagen sollte eine klare Struktur für die Dokumentation der Übungsergebnisse erstellt und in Testphasen auf ihre Benutzerfreundlichkeit geprüft werden.
4. Kommunikation der Teilnahmeverpflichtung: In den nächsten zwei Wochen sollten Verantwortliche den Zeitrahmen und die Teilnahmevorgaben an alle für die Übung relevanten Mitarbeitenden kommunizieren. Hierbei ist es wichtig, den Mehrwert und die Bedeutung der Übung klar zu vermitteln.

Durch die Umsetzung dieser Schritte und das Vermeiden der typischen Fehler erhöht sich nicht nur die Wirksamkeit der Notfallübungen, sondern es wird auch sichergestellt, dass das Unternehmen im Ernstfall besser vorbereitet ist, um seine Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten.